Corona in der Industrie – Wertvolle Tipps für Ihre Operations und zur Absicherung Ihrer Lieferkette in der aktuellen Situation

Die aktuelle Situation bedingt durch die weltweite Ausbreitung des Coronavirus Sars-CoV-2 stellt alle Betriebe vor sehr große Herausforderungen. Auch in Produktion, Logistik und vor allem in der Supply Chain sind die Aufgaben vielschichtig und mitunter komplex, um den laufenden Betrieb und die Lieferkette aufrecht erhalten zu können. Nachfolgend wollen wir wertvolle Empfehlungen und Tipps geben, die Sie in Ihrer Operations nutzen können.

Wir geben Ihnen 3 Handlungsfelder zum Umgang mit der COVID19-/Corona-Pandemie in Ihrem produzierenden Unternehmen

1. Wie können Sie Ihre Handlungsfähigkeit aufrechterhalten?

Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie in Ihrer Firma einen Krisenstab einrichten. Es empfiehlt sich, dass dieser Krisenstab cross-funktional besetzt ist. Im „Nervenzentrum“, der engste Teil des Krisenstabs, sollten die Entscheidungen getroffen werden, d.h. hier sitzen Geschäftsführer und/oder Eigentümer. Um das Nervenzentrum herum sollten Sie Ihre internen Experten (Krisenmanager) aus Vertrieb, Supply-Chain und Einkauf, Produktion und Logistik, Personal sowie, ganz wichtig, dem Finanzbereich einbinden. Damit sollten Sie gut gerüstet sein, um Ihr Unternehmen erfolgreich durch die aktuell unsicheren Zeiten zu steuern.

Priorisieren Sie, um Ihre Produktion möglichst geschickt durch die aktuelle Situation zu steuern

In erster Linie sollten Sie Ihre Produktionskapazitäten an die generelle Nachfrage in Ihrer Branche anpassen:

  • Brechen Kundenaufträge ein und ist keine Besserung in Sicht? Fahren Sie die Produktion langsam herunter und lassen Ihre Mitarbeiter Überstunden und Urlaub abbauen. Zusätzlich sollten Sie sich über Kurzarbeit informieren.
    Möchten Sie die Mitarbeiter nicht in Kurzarbeit schicken, starten Sie kleinere Projekte im Bereich Operational Excellence (z.B. 5S oder Bestandsoptimierung) oder Process Mining.

  • Bei den meisten unserer Klienten brechen die Kundenaufträge (noch) nicht ein, Sie sollten Ihre Produktion nun flexibilisieren:

  • Durch die Aufteilung Ihrer Mitarbeiter in Gruppen und die strikte Trennung von Schichten reduzieren Sie das Risiko des Ausfalls aller Produktionsmitarbeiter (z.B. durch getrennte Pausenräume, schriftliche Schichtübergabe). Achten Sie darauf, dass die notwendigen Funktionen und Qualifikationen in jedem Team vorhanden sind.

  • Ein Auftragszentrum hilft bei der Priorisierung von Aufträgen bei der dynamischen Veränderung. Welche Materialien sind für die Fertigungsaufträge noch verfügbar? Welche Ihrer Kunden sind auf eine pünktliche Lieferung angewiesen? Beachten Sie hierbei alle Produktionsstufen.

  • Durch gezielte Einteilung Ihrer Mitarbeiter in Gruppen können Sie bei einer Infektion und damit Quarantäne eines Teams besser reagieren.

Bei all Ihren Maßnahmen ist es wichtig, direkt und klar zu kommunizieren und die Mitarbeiter einzubinden. Dadurch vermeiden Sie Fehlinformationen und Unsicherheit.

Durch Kommunikation mit Kunden und Lieferanten minimieren Sie die Auswirkung auf Ihre Supply Chain und Logistik

  • Antizipieren Sie die Nachfrage, indem Sie mit Ihren Kunden sprechen und die Auswirkungen auf die unterschiedlichen Kundengruppen schätzen.

  • Kommunizieren Sie ehrlich und proaktiv mit Ihren Kunden, damit das Vertrauen bestehen bleibt.

  • Prüfen Sie Möglichkeiten zum Überspringen von Handelsstufen (z.B. aktivieren Sie eigene Lieferdienste).

  • Setzen Sie Prioritäten und flexibilisieren Sie Ihre Vertriebsteams, Kundengruppen fallen während der Krisen weg.

  • Lassen Sie sich vom Bullwhip-Effekt nicht täuschen und nutzen Sie z.B. SAP Ariba Discovery.

  • Suchen Sie auch branchenübergreifend nach alternativen Lieferanten: In der Krise ergeben sich kreative Lösungen. (z.B. Duschtürenproduktion auf Autoglasanlage).

  • Beobachtung der Wettbewerber: Welche Marktanteile lassen sich gewinnen, weil die Wettbewerber schwächeln? Welche Geschäftsfelder fokussiert der Wettbewerb?

  • Schließen Sie sich in Netzwerken zusammen und entwickeln Sie gemeinsam mit anderen Unternehmen Lösungen.

  • Wenn Sie wissen wollen, wie sich die aktuelle Lage vor den europäischen Grenzen gestaltet, dann bekommen Sie hier einen guten Überblick

Erfahren Sie mehr zu Supply Chain und Logistik.

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In der aktuellen Lage sollten Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen und versuchen die Liquidität in Ihrem Unternehmen so gut es geht zu sichern.

  • Wappnen Sie sich gegen Forderungsausfälle. Sprechen Sie mit Ihrer Bank über Bankgarantien, um Ihre Außenhandelsgeschäfte abzusichern.

  • Niemand weiß wie lange uns die aktuelle Situation beschäftigt und wie das weitere Jahr laufen wird. Erstellen Sie daher ein Krisenbudget, damit Sie Ihre Kostenbasis sehr genau kennen und wissen, wo Sie notfalls Kosten kappen können. Aktualisieren Sie Ihr Krisenbudget regelmäßig.

  • Der Schutz Ihrer Mitarbeiter steht in der aktuellen Lage an erster Stelle. Wo immer möglich sollten Sie HomeOffice ermöglichen. Für die, für die kein HomeOffice möglich ist, sollten Sie Hygiene- und Abstandsmaßnahmen treffen und eine klare und verständliche Informations- und Kommunikationsstrategie etablieren.

  • Versuchen Sie ihre Mitarbeiter mit Hilfe von Maßnahmen wie Kurzarbeit oder Urlaubs- und Überstundenabbau so lange wie möglich zu halten. Nach der Krise werden Sie jeden Mitarbeiter benötigen.

  • Durch eine Qualifikationsmatrix Ihrer Mitarbeiter können Sie bei einer Infektion und damit Quarantäne eines Teams besser reagieren. Beziehen Sie auch die indirekten Mitarbeiter ein, die beispielsweise einen Staplerführerschein besitzen.

Die Bundesregierung und einige Landesregierungen und Kommunen haben Sofortprogramme für Unternehmen aufgelegt:

  • Prüfen Sie die Option Kurzarbeit
  • Die Finanzbehörden akzeptieren ohne strenge Auflagen eine Stundung von Steuerzahlungen und eine Anpassung der Vorauszahlungen, falls Sie belegen können, dass sie unmittelbar betroffen sind. Die Art der Anträge und Formulare ist je nach Behörde unterschiedlich. Informieren Sie sich am besten auf der Homepage Ihrer lokalen IHK.
  • Einige Bundesländer und Kommunen, wie bspw. Bayern, haben Förderprogramme aufgelegt. Nutzen Sie diese Chance im Bedarfsfall und informieren Sie sich bei ihrer lokalen Verwaltung.

Bleiben Sie im Bereich R&D optimistisch, denn es wird eine Zeit nach der Krise geben.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für Innovation – wenn gute Ideen auf Umsetzung treffen. Das „Hirn“ und Innovationszentrum Ihres Unternehmens sollte genau jetzt weiterlaufen, um Ihre Marktposition auch in Zukunft zu sichern.

  • Schicken Sie Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice, um die Gesundheit Ihrer R&D-Mitarbeiter und gleichzeitigen Wahrung Ihrer R&D-Kapazitäten sicherzustellen.

  • Betreiben Sie ein Labor? Zur Aufrechterhaltung des Laborbetriebs orientieren Sie sich bitte an unseren Tipps für „Produktion“. Ist es Ihnen möglich, Tests teilweise im häuslichen Umfeld durchzuführen und somit auszulagern, wie bspw. Creme-Tests in der Kosmetik, dann nutzen Sie bitte den Postweg, um Proben, Tester, etc. an die entsprechenden Kollegen zu senden. Diese können notwendige Tests auch im Homeoffice durchführen.

  • Richten Sie sich über Konferenzsysteme wie Microsoft-Teams Gruppen, Kanäle und Chats ein, als würden Sie Ihre physische Büro-/Labor-Struktur mit Abteilungen und Projektteams virtuell modellieren. Weitere Office-Produkte, wie Whiteboard, One-Note, etc. helfen Ihnen strukturierte Termine durchzuführen. Besonders im R&D-Bereich können diese Tools bspw. bei der Produktentwicklung unterstützen, da Sie bei der Gestaltung gleichzeitig digital dokumentieren

  • Brechen Ihrem Unternehmen Kundengruppen weg? Keine Panik. Das ist Ihre Gelegenheit Ihren Kompass neu zu norden, neue Kundengruppen zu finden, diesen Kundengruppen mehr Beratung zu bieten, da Sie noch nicht so vertraut mit Ihrem Produkt oder Unternehmen sind. Vergessen Sie gleichzeitig Ihre Bestandskunden aber nicht. Ein neues Service-Produkt könnte jetzt sehr passend sein.

  • Jetzt ist Zeit zum Aufräumen: Bewerten Sie bisherige Produktportfolios neu und entscheiden Sie, ob Sie sogar einen neuen Markt betreten wollen. Das heißt nicht, dass alles Alte weg muss, sondern Sortieren, Aufräumen und Ordnung schaffen sorgt für einen klaren Blick – und zwar auf das Wesentliche.

Rothbaum unterstützt Sie gerne bei Ihren operativen und strategischen Herausforderungen:

Wir unterstützen Sie gerne in den aktuellen Herausforderungen, auch remote ohne die übliche Vor-Ort-Präsenz:

2. Wie können wir trotz allem in der aktuellen Situation motiviert und optimistisch bleiben?

Die Einschränkungen in der nächsten Zeit sind real und treffen uns in unserem gewohnten Alltag – keine Frage. Um die Situation jedoch nicht unnötig schwarzzumalen, teilen wir in unseren täglichen Abstimmungsrunden aktuell die Lichtstreifenerlebnisse, die wir erleben. Sei es die morgendliche Anlieferung im Supermarkt (die Versorgung funktioniert!), der Frühling, der an der Tür klopft oder das Lachen der Kinder – es gibt eine Zeit „nach“ Corona.

Lichtstreifen am Horizont: Diese Nachrichten aus dem Produzierenden Gewerbe ermutigen uns!

  • BASF stellt Produktionslinien auf Desinfektionsmittel um und verteilt dies kostenlos an Krankenhäuser.

  • In einem italienischen Krankenhaus werden fehlende Ventile für Beatmungsgeräte mittels 3D-Druck gedruckt.

  • SAP stellt SAP Ariba Discovery für 90 Tage kostenlos zur Verfügung.

  • Bekleidungshersteller fertigen nun Mundschutz-Masken.

Wie wir bei Rothbaum unsere Handlungsfähigkeit sicherstellen

  • Unsere gesamte Infrastruktur ist auf Flexibilität ausgerichtet. Wir sind es gewohnt, örtlich sehr flexibel zu arbeitenl (beim Kunden, im HomeOffice, in unseren Team-Spaces je Standort). Unsere gesamte IT ist cloud-basiert auf deutschen Servern.

  • Alle Mitarbeiter arbeiten aus dem Home Office, um unsere Klienten, Kollegen und das soziale Umfeld zu schützen.

  • Wir arbeiten weiter an den Projekten unserer Klienten, damit sie sich auf das operative Geschäft konzentrieren können. Auch nach der Pandemie wird sich die Wirtschaft weiterhin drehen.

  • Die Projektziele werden laufend und unbürokratisch an die dynamischen Rahmenbedingungen unserer Klienten angepasst.

  • Wir leisten unkomplizierte „Nachbarschaftshilfe“ – nicht nur in unserem sozialen Umfeld, sondern auch bei unseren Kunden. Wir unterstützen (auch ohne Auftrag), wo gerade Hilfe gebraucht wird.

3. Wie kann/wird es nach dem Corona-Virus weitergehen?

Die aktuelle Situation hat es erforderlich gemacht neue Arbeitsweisen zu etablieren. Verfallen Sie nach der Krise nicht in Ihren alten Trott und behalten Sie die „New Work“ Konzepte bei. An einigen Stellen haben Sie sicherlich improvisiert, schaffen Sie nun die geeigneten Strukturen.

Viele Ihrer Mitarbeiter sind jetzt wahrscheinlich im Homeoffice. Nutzen Sie die Zeit Ihre Arbeitsweisen zu überdenken und überlegen Sie sich, wie Sie neue Technologien auch nach der Krise in den Arbeitsalltag integrieren können.

  • Führen Sie die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten dauerhaft ein und überlassen Ihren Mitarbeitern die Wahl des Arbeitsplatzes. Viele werden dennoch ins Büro zurückkehren, da das Homeoffice für sie nicht die richtige Umgebung ist, während andere zu Hause sogar effektiver arbeiten können.

  • Die Wahl des Arbeitsplatzes hängt auch maßgeblich von der Art der Aufgaben ab. Kann die Aufgabe von einer einzelnen Person gelöst werden und erfordert ein hohes Maß an Konzentration, kann dies auch effizient aus dem Homeoffice geschehen. Kreative Fragestellungen können dagegen besser in Präsenzmeetings angegangen werden.

  • Vermutlich haben Sie in letzter Zeit die eine oder andere Videokonferenz per Microsoft Teams, WebEx oder Zoom gemacht. Auch in Zukunft können Sie viele Meetings in Form einer Videokonferenz abhalten. Damit werden unnötige Reisen vermieden und die Arbeitszeit kann sinnvoller genutzt werden.
  • Unabdingbar für ein solches Konzept ist die passende Infrastruktur. Hierzu gibt es viele Ansätze. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen gleichzeitiges Arbeiten von verschiedenen Orten. Durch VPN können sich Ihre Mitarbeiter auch aus der Entfernung ins Firmennetzwerk einloggen und per Remote Desktop kann auch auf stationäre Computer im Betrieb zugegriffen werden.

  • Ziehen Sie die richtigen Schlüsse aus dem aufgezwungenen „New Work“ Experiment und gehen den Schritt in die Zukunft.

Auch in Ihrer Supply Chain oder Operations haben Sie sicherlich improvisieren müssen. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Ihre Systemlandschaft strategisch neu auszurichten und sich von ungenutzten Tools zu trennen.

  • Befragen Sie Ihre Mitarbeiter: Welche Systeme wurden und werden genutzt? Wie gut funktionieren sie? An welchen Stellen gibt es Verbesserungsbedarf? Sie sollten auf die Nutzer hören, damit Systeme langfristig und produktiv genutzt werden.

  • Besteht Ihre Systemlandschaft aus vielen Insellösungen und improvisierten Excel-Lösungen, so nutzen Sie die Chance und implementieren Sie eine möglichst integrierte Lösung mit einer langfristigen IT-Strategie.

  • Sollten Sie den Datenschutz und die IT-Sicherheit bei Ad-hoc-Aktionen vernachlässigt haben, holen Sie die Versäumnisse nach. Ein Virus in Ihren IT-Systemen kann Ihr Unternehmen ebenfalls in eine wirtschaftliche Schieflage bringen.

  • Schneiden Sie alte Zöpfe ab! Ihre Mitarbeiter sind die Veränderungen durch die aktuelle Situation gewöhnt und motiviert Neues auszuprobieren. Nutzen Sie die Chance und stoßen Sie ein Change-Projekt an, das sie lange aufgeschoben haben.

  • Hinterfragen Sie Ihre bestehenden Lösungen: Ist Ihr Produktionssystem noch zeitgemäß? Sind Automatisierungspotenziale ungenutzt? Häufig können Sie durch einen externen Blick schnell und kostengünstig Effizienzpotenziale heben.