Prozessoptimierung mit Fachwissen aus Produktion und Logistik und innovativer Process Mining Technologie

Sie möchten dem Wettbewerb einen Schritt voraus sein oder sich differenzieren? Sie haben bereits Differenzierungsmerkmale im Kopf, das Produkt wird schneller, größer und schafft es weiter? In Zeiten des zugespitzten Wettbewerbsdruck und fortgeschrittener Internationalisierung ist Differenzierung über einzelne Produktmerkmale schwierig geworden. Gleichzeitig nimmt die Bedeutung von immateriellen bzw. nicht funktionalen Aspekten zu, bspw. Design und Customer Journey. Und versteckt sich hinter der Customer Journey nichts anderes als ein kundenfokussierter Auftragsabwicklungsprozess?

Salopp gesagt sind Prozesse eine Verkettung von einzelnen Aufgaben und Abläufen, die ein bestimmtes Ziel verfolgen. Während das Ziel zu Beginn meist noch klar war, etablieren sich über die Zeit Abläufe, die Sonderfälle abbilden oder auf geänderte Prozesse bei einbezogenen Akteuren reagieren. Um im Produktions- und Logistik-Sprech zu bleiben: Es entsteht Verschwendung. Die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse zielt auf die Reduktion jener Verschwendung ab und betrachtet Kernprozesse aus ganzheitlicher Perspektive des Gesamtoptimums.

Grundlagen für die Prozessoptimierung schaffen

Zunächst beginnen wir bei der Prozessoptimierung mit der Abbildung des Ist-Stands. Dadurch wird Transparenz geschaffen.

Prozessoptimierung Erkenntnisse

Prozesse – was bekannt ist und was nicht bekannt ist

Zu einer erfolgreichen Prozessaufnahme tragen unserer Ansicht nach folgende Punkte bei:

  • End-to-End Betrachtung der Prozesse.
  • Modularisierung der Prozesse und Abkapselung in überschaubare Teilprozesse. Dahinter steckt die Idee, dass je nach Diskussionsrunde eine unterschiedliche Detailebene dienlich ist.
  • Prozessorganisation als sekundär Organisation mit Process Ownern, Process Managern und zentralem PM Team.

Je nach Prozess werden die Abläufe entweder in Workshops oder direkt auf dem Shopfloor aufgenommen. Die aufgenommenen Prozesse werden je nach Bedarf im geeigneten Standard aufgenommen, bspw. Wertstrom, epk oder BPMN.

Einen umfangreichen Einblick in das Prozessmanagement bei ERP, WMS und ähnlichen Einführungs- und Transformationsprojekten finden Sie in unserem Expertease Artikel.

Wie werden Geschäftsprozesse systematisch optimiert?

Das Vorgehen für die Optimierung von Geschäftsprozessen ist bei Rothbaum sehr strukturiert und wurde deshalb in zahlreichen Projekten erfolgreich angewandt.

Nach der initialen Prozessaufnahme müssen Ist-Prozesse analysiert werden, um Pain Points zu identifizieren bzw. Optimierungspotentiale aufzudecken. Wir bewerten die Ist-Prozesse dabei basierend auf unserer branchenübergreifenden Erfahrung in der Gestaltung von Prozessen sowie etablierten Frameworks und Prozessstandards.

Auf Basis der Ist-Prozesse werden im Anschluss die Soll-Prozesse gestaltet. Der Weg vom Ist- zum Ideal- bzw. Soll-Prozess ist oftmals ein iterativer, kreativer Prozess. Am Ende steht dann allerdings eine zukünftige Beschreibung der Abläufe, die eine messbare Verbesserung ausgewählter Prozess-Kennzahlen verspricht.

Je nach Umfang der modellierten Prozesse kann der Aufwand der Umstellung der Prozesse stark variieren. Einfache Änderungen können sich beispielsweise dadurch auszeichnen, dass Prozessschritte anders verteilt sind oder gewisse Tätigkeiten als Frontload realisiert werden, damit im zeitkritischen Teil des Prozesses mehr Spielraum besteht. In diesem Fall ist die kritische Komponente, dass Mitarbeiter verstehen, weshalb sich ihre Tätigkeiten plötzlich ändern. Durch eine dauerhafte Beteiligung der Mitarbeiter im Changeprozess lässt sich dieses Verständnis zielsicher erreichen. Bei größeren Prozessänderungen sind die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit aber auch die Organisationsstruktur meist deutlich umfangreicher. Änderungen in der IT Infrastruktur und dem digitalen Abbild der Geschäftsprozesse können sich über längere Zeiten strecken. Ein professionelles Changemanagement begleitet in diesem Zeitraum Ihre Organisation und sorgt unter anderem dafür, dass alle Mitarbeiter für die neuen Aufgaben entsprechend geschult sind. Es wird an dieser Stelle auch ersichtlich, warum sich oft eine Pilotierung der neuen Prozesse bspw. für ein Werk anbietet: So können die neuen Prozesse unter Realbedingungen getestet werden, ohne direkt an allen Standorten Veränderungen durchzuführen. Beschränkte IT Ressourcen und Change- bzw. Projektmanagementkapazitäten tragen ebenfalls dazu bei.

Ihr Ansprechpartner: Johannes Rist

Ihr Ansprechpartner für Prozessmanagement

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Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse für eine digitale Zukunft transformieren? Wir machen das für Sie! Senden Sie mir Ihre Nachricht und ich werde mich umgehend bei Ihnen melden.
Johannes Rist
Johannes Rist

Sie haben regelmäßig mit Lean Methoden zu tun und fühlen sich die ganze Zeit an Plan Do Check Act (PDCA) erinnert? Dann waren Sie auf der richtigen Fährte, die beiden Schritte Plan und Do haben wir bereits absolviert. Zum Schluss folgt die Überprüfung des geänderten Prozesses – konnten die gesteckten Ziele erreicht werden? Gegebenenfalls werden Maßnahmen zur Zielerreichung eingesteuert. Damit auch spätere Abweichungen erkannt und beseitigt werden, folgt der kontinuierliche Übergang in den PDCA Zyklus.

Prozessoptimierung Ablauf

Ablauf der Prozessoptimierung

In den Operations von Process Mining profitieren

Worum geht es bei Process Mining? Bei Process Mining werden die digitalen Spuren von Abläufen in IT Systemen analysiert. So werden beispielsweise Belegdaten aus ERP Systemen verwertet, um den Ablauf von Bestellungen zu rekonstruieren und auszuwerten. Dadurch können Abweichungen vom Soll-Prozess aufgedeckt werden und Basis der Prozessoptimierung sein. Einen Eindruck vermittelt dieses Video:

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Dabei unterscheiden sich die klassische und die moderne Herangehensweise an die Prozessoptimierung deutlich voneinander. Bei Process Mining werden Anwender mit Informationen überschüttet, die Kunst besteht darin, die richtigen Schlüsse zu ziehen. Basierend darauf können Prozesse geändert werden und in der gleichem Umgebung wieder überwacht werden. So lassen sich spannende Use Cases abbilden, unter anderem:

  • Verschwendungen in Produktion und Logistik aufdecken
  • Aktualisierung von Stammdaten basierend auf tatsächlichen Gegebenheiten, beispielsweise Lieferzeit
  • Conformance und Compliance in Beschaffung und Vertrieb

Zusätzlich ist Process Mining auch ein relevanter Enabler für die Automatisierung von Prozessen (RPA).

Geschäftsprozesse optimieren – mit Rothbaum

Um im internationalen Wettbewerb zu bestehen, sind funktionierende Prozesse heute nicht mehr Kür, sondern die Pflicht. Damit die Change-Komponente der prozessualen und organisatorischen Veränderungen berücksichtigt wird und von branchenübergreifenden Benchmarks und Erfahrungen profitieren, lohnt sich die Zusammenarbeit mit Profis. Kontaktieren Sie uns noch heute um zu erfahren, wie Sie bei der Prozessoptimierung von unserem Know-How profitieren können.

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