6 Praxistipps zur Kostenreduktion Ihrer KEP Distribution

Die Distribution ist Ihre logistische Verbindung zum Kunden. Unpünktliche Lieferungen und schlechter Service Ihres Transporteurs fallen in den Augen Ihres Kunden unmittelbar auf Sie zurück. Zuverlässigkeit und Mehrwert-Services hingegen erzeugen wichtige Pluspunkte. Viele Unternehmen im B2B wählen deshalb bewährte, aber kostspielige KEP-Carrier. Branchenübergreifend beträgt der Umsatzanteil der Distributionskosten oftmals zwischen 5% und 10% und liegt damit oftmals in derselben Größenordnung wie die Gewinnmarge. Ihr Vertrieb will den guten Service, Ihr Controller hingegen den günstigen Anbieter. Das bedeutet für Sie als Logistiker: In der Gestaltung Ihrer Distribution müssen Sie zwei gegensätzlichen Ziele erreichen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen Spagat meistern.

1. Verbinden Sie unbedingt Sendungs- und Auftragsdaten

Ohne freie Sicht auf den Grund der Tatsachen werden Sie bei der Reduzierung der Distributionskosten im Trüben fischen. Schlimmer noch: wenn Sie die dicken Bretter bohren wollen (und das müssen Sie, wenn Sie wirklich Kosten reduzieren wollen), brauchen die stichfeste Argumente – und die haben in den meisten Fällen folgende Messeinheit: EURO.

Deshalb sollten Sie zu Anfang Ihres Vorhabens ausreichend Zeit in die Datengrundlage investieren und eine Schnittstelle zwischen den Daten, die Sie vom KEP-Carrier erhalten, und Ihren eigenen Daten schaffen.

Ich empfehle Ihnen unter den verschiedenen Möglichkeiten der Zusammenführung der Daten den Weg der Sendungsnummern (oder auch TrackingID). Sorgen Sie dafür, dass die durch Ihre Versandsoftware generierte Nummer in den Auftrag geschrieben wird. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass sich diese Nummer auch in den Monatsaufstellungen der Carrier wiederfindet. Wenn möglich, beziehen Sie auch Daten zu Produkt- und Verpackungsmaßen mit ein.

Nun können Sie Auftrags- und Sendungsdaten in einer Projektdatenbank oder einem Report miteinander verbinden. Auf geht’s also zur Kostenjagd!

Erstellen Sie verschiedene Auswertungen jeweils nach Kunde und nach Empfangsland. Folgen Sie Pareto und fokussieren Sie sich auf die wichtigen Kunden und Länder. Achten Sie im internationalen Umfeld dabei stets auf Währungsumrechnungen. Um einen ersten Überblick zu bekommen, empfehle ich Ihnen folgende Analysen:

• Absolute Transportkosten
• Relative Transportkosten gemessen am Umsatz
• Reales Warengewicht (Produkt + Verpackung)
• Abgerechnetes Gewicht (Volumengewicht)
• Anzahl Sendungen
• Gewicht pro Sendung
• Transportkosten pro Sendung

2. Konsolidieren Sie das Sendungsaufkommen pro Empfängerland weitestgehend auf einen Carrier

Um es gleich vorab zu sagen: Es kann gute Gründe geben, weshalb Sie zwei oder mehrere KEP-Unternehmen pro Empfängerland einsetzen sollten. Höhere Sicherheit gegen Transportschäden und andere unvorhergesehene Ereignisse, eine bessere Verhandlungsposition oder generell mehr Flexibilität, um nur ein paar zu nennen. Zudem können aus einer früheren Zustellzeit eines KEP-Carriers Kundenvorteile erwachsen.

Es gibt aber auch einen Grund, der für eine weitestgehende Konsolidierung spricht: Ihre Transportkosten. Für jedes Empfängerland sind Sie in der Lage, ein Preis-Leistungs-optimales Angebot zu verhandeln. Nutzen Sie dieses optimale Angebot, indem Sie Transporte mit anderen KEP-Carriern so weit wie möglich beschränken und so den Großteil des Sendungsaufkommen konsolidieren.

Berücksichtigen Sie dabei jedoch Verbundeffekte und beachten Sie Ihre Rabattstufen bei den von Ihnen eingesetzten Carriern. Unter Umständen verlieren Sie mehr Geld durch eine Zurückstufung in einen niedrigeren Rabatt als Sie durch die nominal geringeren Referenzpreise einsparen können. Die Umstellung ganzer Empfangsländer auf einen präferierten KEP-Carrier bleibt daher eine Einzelfallbetrachtung.

Involvieren Sie in Ihrem Vorgehen unbedingt auch die Vertriebsleitung Ihres Unternehmens, um die Macht der Gewohnheit sowohl auf Seiten der Kunden als auch auf Seiten der eigenen Vertriebsmitarbeitenden zu brechen. Nutzen Sie die leicht zu kalkulierenden Einsparpotentiale dabei in Ihrer Argumentation.

3. Hinterfragen Sie das Bestellverhalten von Kunden mit >5% Distributionskosten-Anteil am Umsatz

Kennen Sie das auch: Mehrmals pro Woche senden Sie Pakete an dieselbe Adresse? Die Bestellung schwerer Werkzeuge heute hätten Sie gerne mit dem voluminösen Gestänge von vorgestern zusammen versandt? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, denn Kunden achten zunächst einmal auf ihre eigenen Bedürfnisse. Diese zu erfüllen ist die Existenzberichtigung Ihres Unternehmens. Das möchte ich grundsätzlich auch nicht in Abrede stellen. Aber wer zahlt, schafft an und so sollten Sie dieses Verhalten aktiv hinterfragen.

Wie zuvor auch, gilt dabei: Kunden befinden sich auf dem Hoheitsgebiet des Vertriebs. Arbeiten Sie also eng mit dessen Leitung zusammen, wenn Sie sich dieses sensiblen Themas annehmen. Nutzen Sie Ihre gute Datengrundlage, um Einsparpotentiale in harten Euros zu berechnen und Ihre Kollegen zur Mitarbeit zu motivieren.

Berechnen Sie die Gesamttransportkosten sowie das Verhältnis Gesamttransportkosten zu Umsatz für alle Kunden. Erstellen Sie ein Diagramm und konzentrieren Sie sich auf diejenigen Kunden „rechts oben“. Diese haben sowohl hohe Gesamttransportkosten als auch ein ungünstiges Kosten-Umsatz-Verhältnis. In der Praxis hat sich 5% aus guter Schwellwert bewährt.

Gehen Sie eine Ebene tiefer und analysieren Sie das Bestellverhalten. Machen Sie eine Aufstellung der bestellten Produkte und versandten Kartons für alle Kunden und alle Arbeitstage Ihres Referenzzeitraums. Erkennen Sie die Muster der „schwarzen Schafe“?

Bilden Sie zusammen mit den zuständigen Kundenbetreuern eine Task Force und ergründen Sie das Bestellverhalten Ihrer Kunden. Meist lassen sich einige, wenige Hauptgründe ausmachen. Jetzt können Sie konkrete Maßnahmen ergreifen, um zusammen mit Ihren Kollegen ein kostenfreundlicheres Bestellverhalten zu bewirken. Nicht alle Ursachen können Sie beseitigen, aber jeder Fortschritt zählt und bringt Sie Ihrem Ziel näher.

4. Passen Sie Ihre Standardverpackungen an das Volumengewicht an

Mit dem Konzept des Volumengewichts werden Frachtkosten für sperriges Leichtgut bewertet. Um das Volumengewicht zu ermitteln, multiplizieren Sie die Außenmaße Ihrer Verpackung (in Zentimeter) miteinander und teilen diesen Wert durch 5000. Den Preis können Sie dann der Ratentabelle entnehmen. Wiegt Ihre Sendung weniger, wird dennoch dieser Mindestpreis berechnet. Das Volumengewicht ist also ausschließlich relevant für Unternehmen, die leichte oder voluminöse Produkte versenden.

Um Transportkosten zu sparen, sollen Sie die Abmaße Ihrer Verpackungen an die Gewichtsklassen der Ratentabellen anpassen. Als Faustregel gilt: Das Volumengewicht Ihrer Verpackung sollte stets leicht unterhalb der Obergrenze der jeweiligen Gewichtsklasse liegen.

Am wirkungsvollsten reduzieren Sie das Volumengewicht, indem Sie ein paar Zentimeter entlang der kleinsten Dimension Ihrer Verpackung reduzieren. Ein Beispiel: Der Ursprungskarton misst 70cm Länge, 35cm Breite und 7cm Höhe. Das Volumengewicht beträgt 3,4kg. Wenn Sie die Länge um 2cm reduzieren, verringern Sie das Volumengewicht auf lediglich 3,2kg und bleiben damit der gleichen Gewichtsklasse. Effektiv ergäbe sich keine Kostenreduktion. Würden Sie stattdessen die Höhe um 2cm auf dann 5cm verringern, reduziert sich das Volumengewicht auf unter 2,5kg – ein Sprung um gleich zwei Gewichtsklassen.

Analysieren Sie hierzu die Auftragsverteilung der Produktgrößen in den zwei Hauptdimensionen. Anschließend rechnen Sie die Grenzwerte der Gewichtsklassen in dimensionale Grenzwerte um und zeichnen diese ebenfalls als Geraden in das Diagramm ein. Wählen Sie nun mehrere Standardverpackungsmaße, für welche Sie jeweils die meisten Sendungen darstellen können.

5. Minimieren Sie Zollbearbeitungsgebühren in Drittländern mit Hilfe von Break-Bulk-Services

Wenn Sie Ihre Produkte per DDP (engl. Delivered Duty Paid) in Drittländer exportieren, die keine umfassenden Freihandelsabkommen mit der EU geschlossen haben, können neben den eigentlichen Steuern und Zöllen auch Bearbeitungsgebühren anfallen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Zollanmeldung selbst vornehmen oder dies Ihrem KEP-Carrier überlassen. Einen guten Überblick über die Steuer- und Zollabgaben sowie anfallende Bearbeitungsgebühre finden Sie in der Market Access Database der Europäischen Kommission.

Analysieren Sie hierzu die Auftragsverteilung der Produktgrößen in den zwei Hauptdimensionen. Anschließend rechnen Sie die Grenzwerte der Gewichtsklassen in dimensionale Grenzwerte um und zeichnen diese ebenfalls als Geraden in das Diagramm ein. Wählen Sie nun mehrere Standardverpackungsmaße, für welche Sie jeweils die meisten Sendungen darstellen können.

In einigen Einfuhrländern, wie z.B. den USA, werden die Bearbeitungsgebühren in Abhängigkeit des Warenwertes der Sendung berechnet. Sie sind dabei oftmals durch einen Minimal- und einen Maximalbetrag begrenzt. Für das genannte Beispiel der USA betragen diese Bearbeitungsgebühren 0,3464% des Warenwertes, jedoch mindestens 26,22 USD und maximal 508,70 USD. Wenn Ihre Sendungen weniger als 6.900 EUR Warenwert aufweisen, müssen Sie eine überproportional höhere Bearbeitungsgebühr entrichten. Erst ab einem Warenwert von 134.000 EUR pro Sendung profitieren Sie vom oberen Grenzwert. Ersteres tritt dabei naturgemäß häufiger auf als Letzteres.

An dieser Stelle kommen die sogenannten Break-Bulk-Services der KEP-Carrier ins Spiel. Sendungen, welche mit Hilfe dieser Versandart in Drittländer exportiert werden, werden als eine Warensendung mit einem entsprechend kumulierten Warenwert beim Zoll angemeldet. Die entsprechenden Sendungen benötigen hierzu keine gemeinsame Umverpackung. Ihre einzelnen Sendungen werden wie bisher auch einzeln verpackt und adressiert. Ihr Versandprozess bedarf also keiner Veränderung.

Break-Bulk-Services werden von allen größeren KEP-Carriern wie FedEx, DHL und UPS angeboten. Die Nutzung ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, welche jedoch nicht allzu hoch ausfallen und leicht von den beschriebenen Einsparungen wieder aufgewogen werden.

6. Nutzen Sie unterschiedliche KEP-Carrier zur Vermeidung von Außengebiets- und Sperrgutzuschlägen

Außengebiets- und Sperrgutzuschläge (engl. Extended Area Surcharge und Handling Surcharge) können die Beförderungskosten für einzelne Sendungen leicht verdoppeln oder sogar verdreifachen. Allerdings haben die KEP-Carrier unterschiedliche Regeln, nach denen diese hohen Zuschläge berechnet werden. Das bedeutet für Sie, dass Sie durch eine intelligente Auswahl die zu entrichtenden Zuschläge deutlich minimieren können.

Zunächst benötigen Sie die detaillierten Monatsaufstellungen, auf denen sämtliche Zuschläge wie Treibstoff oder Sicherheitsprüfung separat aufgeführt sind.  Verbinden Sie diese Rechnungspositionen mit Ihren Kundenaufträgen und suchen Sie nach denjenigen Aufträgen, für die Ihnen Außengebiets- und Sperrgutzuschläge berechnet wurden.

Die Außengebietszuschläge werden nach der Empfangsadresse berechnet. Sie werden feststellen, dass diese Zuschläge in einigen Ländern, wie z. B. Italien und Griechenland, deutlich öfter berechnet werden als in anderen Ländern. Vergleichen Sie die Außengebietszuschläge für die von Ihnen genutzten KEP-Carriern untereinander bzw. führen Sie Gespräche mit alternativen Anbietern. Ihnen wird auffallen, dass Sie durch selektives Umstellen einzelner Empfangsadressen vom einen auf den anderen Carrier die Außengebietszuschläge deutlich reduzieren oder sogar ganz vermeiden können. Für einige Empfangsländer gibt es auch lokale, spezialisierte KEP-Carrier, deren Regelzustellungsgebiete deutlich mehr PLZ-Gebiete umfassen. Nutzen Sie auch diese Möglichkeiten.

Ähnlich verfahren Sie mit Sperrgutzuschlägen. Vergleichen Sie hierzu Ihre monatlichen Rechnungsaufstellungen mit den genutzten Verpackungen. Bei Überschreitung gewisser Gurtumfangsmaße, Unterschreitung gewisser Mindestmaße, Nutzung rundlicher Verpackungen, usw. werden Ihnen zusätzliche Beförderungskosten berechnet. Auch hier lohnt sich ein Vergleich zwischen den von Ihnen genutzten Carriern bzw. mit alternativen Carriern. Stellen Sie auch hier gezielt andere Carrier in Abhängigkeit von der verwendeten Verpackung ein.

Zusammenfassung

Der Handel setzt bereits stark auf KEP Dienstleistungen, aber auch in der Industrie findet der Paketversand vermehrt Anwendung. Gerade dort wird jedoch oftmals zu viel Geld ausgegeben. Mit der Umsetzung der beschriebenen Praxistipps finden Sie einen guten Einstieg, um Ihre KEP Distribution kostengünstiger zu betreiben.