Prozessmanagement: Tools, Standards und Schulungen

Überblick

In diesem Artikel möchte ich Sie an das Thema Prozessmanagement und Geschäftsprozessmodellierung heranführen und einige wertvolle Learnings aus unserem Projektalltag mit Ihnen teilen. Dazu beschäftigen wir uns mit folgenden Fragestellungen:

1. Auswahl eines Tools: Geschäftsprozesse im BPMN Standard modellieren
2. Prozesse gestalten: Erste Schritte, Process Best Practice, Workshops und Reviews
3. Personalschulungen: Die Go-live Vorbereitungen
4. Ausblick: Optimierung Ihrer Operations – Prozessineffizienzen mit Process Mining aufspüren und beseitigen

Auswahl eines Tools: Geschäftsprozesse im BPMN Standard modellieren

Zur Modellierung von Geschäftsprozessen gibt es eine Vielzahl an Modellierungsstandards und Tools. UML und SysML sind weit verbreitet, haben aber immer einen akademischen Charakter, da diese viel an Universitäten gelehrt werden. Deshalb hat sich in den letzten Jahren der Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) Standard verstärkt etabliert. Wir konzentrieren uns deshalb auf den BPMN Standard. BPMN schlägt die Brücke zwischen Business und IT und ermöglicht sowohl auf strategischer als auch operativer Ebene das passende Abstraktionslevel. Für die Auswahl des Modellierungstools möchten wir den Signavio Business Transformation Suite, Camunda Enterprise Platform sowie viflow 6 gegenüberstellen und Besonderheiten hervorheben.

Signavio Business Transformation Suite (Prozessmodellierung mit Process Manager)

Das 2009 gegründete Berliner Unternehmen entstand aus einem Projekt am Hasso-Plattner-Institut in Potsdam. Inzwischen zählen die Berliner mehr als 1.000 Kunden zu ihrem Kundenkreis, haben mehrere Standorte innerhalb und außerhalb Europas und sammelten bereits zahlreiche Auszeichnungen für ihre Software (bspw. Gartner Cool Vendor, Deloitte Fast 50, Silver Stevie).

Alleinstellungsmerkmal Kollaboration:

• Signavio war das erste webbasierte BPMN Modellierungstool, das einen starken Fokus auf Kollaboration legt. So können beteiligte Fachkräfte Prozesse weiterentwickeln, in dem sie über den sogenannten Collaboration Hub bspw. einzelne Aufgaben kommentieren können. Der Hub bietet sich auch zur Veröffentlichung der gesamten Prozesswelt in Ihrem Unternehmen an — so sind Mitarbeitende immer auf dem aktuellsten Stand!
• Für ein SAP Einführungsprojekt eignet sich neben der Business Transformationen Suite die Schnittstelle zwischen Signavio und SAP Solution Manager, um eine Single Source of Truth herzustellen und in Signavio auf Transaktionsebene zu modellieren, was im Solution Manager implementiert wird.

Empfohlen: Wenn Sie eine Prozesswelt aufbauen möchten, die langfristig weiterentwickelt wird und auch für Ihre Belegschaft zugänglich sein soll.

Camunda Enterprise Platform (Prozessmodellierung mit camunda modeler)

Camunda ist das zweite Berliner BPMN Unternehmen auf unserer Prozessmanagementsoftware Shortlist. Ursprünglich als Beratungshaus in 2008 gestartet, bietet camunda inzwischen eine umfangreiche Produktpalette an, in deren Herz der camunda modeler und die camunda engine schlagen (kleines Schmankerl: diese Module sind kostenlos verfügbar!).

Alleinstellungsmerkmal Workflows:

• Die Workflow Engine ermöglicht Ihnen die Orchestrierung von Geschäftsprozessen über unterschiedliche Softwarelösungen hinweg, weg vom Monolithen und hin zu Mikroservices, also der optimalen Lösung für den jeweiligen Prozessabschnitt.
• Mit cawemo bietet camunda inzwischen ebenfalls eine Cloud Lösung an, die Kollaboration bei der Prozessmodellierung ermöglicht.

Empfohlen: Wenn Sie individuelle Geschäftsprozesse mit einer schlagkräftigen IT abbilden möchten, um damit Best in Class zu werden.

Viflow 6

Viflow stammt aus dem Hause der ViCon GmbH aus Hannover, wurde im Jahr 2000 erstmals veröffentlicht und ist seit 2016 in der Version 6 verfügbar. Die auf MS Visio aufbauende Software findet im deutschsprachigen Raum besonders in den QM Abteilungen zur Prozessmodellierung in unterschiedlichen Standards (bspw. BPMN oder EPK) großen Anklang.

Alleinstellungsmerkmal QM Dokumentation:

• Bei Viflow 6 steht die Modellierung und Dokumentation im Fokus. Eine Workflow Engine existiert nicht. Viflow Swimlane Diagramme sind bei Audits häufig zu sehen.

Empfohlen: Wenn Sie bereits eine umfangreiche Prozessdokumentation in Viflow im Einsatz haben.

Zusammenfassung: Was zeichnet die jeweiligen Tools aus?

Prozesse gestalten: Erste Schritte, Process Best Practice, Workshops und Reviews

Im folgenden Abschnitt werden vier Praxistipps für den Einstieg in die Prozessmodellierung gegeben, Best Practice Examples vorgestellt sowie Hinweise zu Prozessworkshops genannt.

Die ersten Schritte bei der Prozessmodellierung mit BPMN: 4 Praxistipps

Der Einstieg in den BPMN Standard erfolgt sehr intuitiv und wird bspw. durch die in Signavio integrierten Syntaxchecks stark unterstützt. Darüber hinaus habe ich vier Tipps aufgelistet, die Ihnen den Einstieg erleichtern werden:

• Das BPMN2.0 Poster bietet einen guten Überblick über die Symbolpalette. Wenn mehrere Personen an der Modellierung beteiligt sind, empfiehlt sich eine Reduktion der tatsächlich verwendeten Elemente.
• Die optimale Größe der Prozessdiagramme hängt von der beabsichtigten Nutzung ab: Ein großes, ausgedrucktes Diagramm liest sich für Ihre Belegschaft einfacher als eine Vielzahl an A4 Prozessdiagrammen, zwischen denen hin- und hergesprungen werden muss. Andererseits sind sauber abgekapselte Prozesse auf A4 oftmals übersichtlicher und orientieren sich mehr an den IT Prozessen.
• Die Zahl der modellierten Prozesse nimmt in der Regel schnell zu, machen Sie sich deshalb Gedanken über Ihre Prozesshierarchie. Wenn Sie dabei einem Standard folgen möchten, bietet sich die SAP Lösung an (klare Strukturen: End-to-End Prozesse und modulare Prozesse) oder auch der SCOR Framework (Prozesse entlang der Supply Chain ausrichten). Je nach Projekt führen hier unterschiedliche Frameworks zum Ziel.
• Die offiziellen BPMN2.0 Unterlagen der OMG sind relativ umfangreich und für Ihre ersten Fragen nicht der richtige Angriffspunkt. Einen guten Start ermöglicht das Praxishandbuch BPMN: Mit Einführung in CMMN und DMN der beiden Camunda Geschäftsführer Freud und Rücker. Der Name ist hier Programm — Freud und Rücker schlagen regelmäßig die Brücke zur Praxis und führen Sie in schnellen Schritten an das Thema heran.

Best Practice und die Frage des Standards

Sie empfinden Ihre Prozesse als überdurchschnittlich komplex und ganz allgemein sind viele Strukturen und Abläufe bei Ihnen historisch gewachsen? Wie soll da der Standard helfen? Keine Sorge, mit dieser Herausforderung sind Sie nicht allein. Gerne möchte ich Ihnen eine Faustregel mitgeben, die uns die Entscheidung „Standard“ oder „Individualist (weg vom Standard)“ regelmäßig erleichtert.

Der Standard

Die Best Practice Beispiele von SAP bieten für die Einführung von S/4HANA bzw. Extended Warehouse Management (EWM) eine gute Ausgangslage. Als Teil der Best Practice Lösungen werden eine Vielzahl an Standardprozessen veröffentlicht, die Grundlage der Entwicklung Ihrer eigenen Prozesse sein sollten. Besonders hilfreich finde ich dabei, dass neben der Zusammenfassung auch Prozessdiagramme in BPMN veröffentlicht werden.

Der Individualist

Angenommen, Sie betreiben einen Online Versandhandel. Geben Sie sich dann mit einem Standard Order-to-Cash (O2C) Prozess zufrieden? Die Antwort ist hoffentlich nein, denn hier gewinnen Sie Stammkunden — und vergraulen sie auch wieder. Ein individueller O2C Prozess ist hier ein klarer Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz und sorgt für die nötige Differenzierung. Andererseits sind bspw. klassische Supportprozesse wie die Instandhaltung für Ihren Online Versandhandel kein signifikanter Wettbewerbsvorteil zum Kunden → bleiben Sie beim Standard. Vermeiden Sie an dieser Stelle aber bitte Schubladendenken: Die Instandhaltung Ihres Maschinenparks kann sehr große Bedeutung haben, wenn Sie bspw. ein Lohnfertiger sind. Ihre Buchhaltungsprozesse können zum Wettbewerbsvorteil werden, wenn Sie als Dienstleister die Finanzbuchführung übernehmen.

Prozesse in Workshops weiterentwickeln

Mit den Best Practices ausgestattet, starten Sie in die Prozessworkshops. Einige Voraussetzungen für erfolgreiche Prozessworkshops habe ich für Sie hier aufgelistet:

• Prozessverantwortliche müssen Ihre Ist-Prozesse kennen. Gleichzeitig müssen sie aber auch das Big Picture im Kopf haben und in den Workshops kommunizieren können. Sie gestalten Ihre Unternehmensprozesse der Zukunft!
• Berücksichtigen Sie den zeitlichen Aufwand in der Personalplanung. Zwei Arbeitstage je Woche sind eher die Regel als die Ausnahme.
• Machen Sie sich einen Plan, welche Prozesse an welchen Terminen bearbeitet werden und ziehen Sie die Prozessverantwortlichen von anderen Fachbereichen hinzu.
• Sie werden schnell auf Sonderprozesse stoßen. Vorsicht vor den Worten Out of Scope: Einerseits ist es sinnvoll, sich im ersten Schritt auf die Regelprozesse zu konzentrieren. Andererseits holen Sie die Sonderprozesse spätestens am Tag 1 nach dem Go-live ein. Unser Tipp: Führen Sie Protokoll. Darin sollten wichtige Entscheidungen enthalten sein (nicht vergessen, diese auch an andere Prozessverantwortliche zu kommunizieren) sowie eine Longlist an offenen Prozessen/To Do’s.
• Die Einführungsprojekte sind meist mit einem ambitionierten Zeitplan versehen, daher gilt das Selbstanzeigeprinzip: Melden Sie Probleme frühzeitig an den Solution Architect und Projektverantwortliche.

Personalschulungen: Die Go-live-Vorbereitungen

In den Wochen vor dem Go-live nimmt die Taktzahl spürbar zu. Sie erinnern sich an die veranschlagten 2 Arbeitstage je Woche für Ihre Prozessverantwortlichen? Vergessen Sie den Richtwert, denn jetzt werden dicke Bretter gebohrt. Nach dem Design Freeze der Software ist Ihre Hauptaufgabe bis zum Go-live, die betroffenen Mitarbeitende zu qualifizieren. Schätzen Sie Schulungsaufwände früh genug ab: Sind Sie bspw. für die Produktion verantwortlich, werden Sie nicht als One-Man-Show hunderte Mitarbeitende qualifizieren. Nachdem früher ausschließlich ganze Bücher als Schulungsunterlagen erstellt wurden, gibt es heute einige Tools, die Sie bei den Schulungen unterstützen können. Erstens sei SAP EnableNow genannt. Mit dem hauseigenen Tool lassen sich innerhalb der SAP Umgebung interaktive Schulungsinhalte gestalten, die im Anschluss auch innerhalb des Tools getestet werden können. Zweitens der bereits erwähnte Signavio Collaboration Hub, der als umfangreiche Prozessdokumentation und Nachschlagwerk punkten kann.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass die zwei Tools eine Grundlage bilden aber nicht allein automatisch ausreichend sind. Planen Sie je nach Aufgabenspektrum der Fachkräfte geeignete Workshops oder Fragestunden/persönliches Coaching ein, um die Angst vor einem neuen System zu nehmen. Um den Überblick zu behalten, eignet sich die Fortschrittsüberwachung der Schulungselemente in einer Qualifikationsmatrix. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden zum Abschluss Zertifikate über die absolvierten Prüfungen und damit erlangten Fähigkeiten aus!

Ausblick: Optimierung Ihrer Operations – Prozessineffizienzen mit Process Mining aufspüren

Die ersten Wochen nach dem Go-live können schmerzhaft sein, erinnern Sie sich an das Beispiel von Liqui Moly in den einleitenden Worten. Aber dann — geschafft! Sie wiegen sich bereits am Ziel der Reise, möchten Prozessmanager bereits zurück ins operationelle Geschäft schicken? Stopp! Unter dem Begriff Process Mining drängen sich in den letzten Jahren vermehrt junge Unternehmen auf die Bühne, die im Prozess angefallene Daten verwerten. Platzhirsch ist dafür das Münchner Unternehmen Celonis, aber auch Signavio bietet mit Process Intelligence Einfluss in Ihre Prozesse.

In der Produktion arbeiten Sie bereits an der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Prozesse? Dann sollten Sie dies auch auf Ihre digitalen Prozesse übertragen. Durch die Auswertung aller digitalen Buchungsdaten werden Abweichungen vom gewünschten Soll-Prozess plötzlich transparent. Damit befähigen Sie sich der kontinuierlichen Verbesserung und halten Ihre Prozesse dauerhaft lean. Zusätzlich legen Sie mit Process Mining oft auch die Grundlagen für Robotic Process Automatisation.

Zusammenfassung

Mir macht es viel Spaß, über unsere Erfahrungen zu sprechen und diese mit Ihnen zu teilen. Ich hoffe, dass Ihnen der Artikel einen kompakten Überblick bieten konnte und Sie an das Geschäftsprozessmanagement im Rahmen einer ERP-Einführung herangeführt hat. Gerne stehe ich Ihnen bei Rückfragen rund um das Thema zur Verfügung.