Es gibt keine Pauschallösung für die Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse — aber einige Ansätze haben sich bewährt!
Johannes Rist, Berater
Johannes Rist
Berater

Büro München

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Die Einführung neuer Business Software treibt Managern den Angstschweiß auf die Stirn. Die Liste der ERP-Einführungsprojekte mit problematischem Verlauf ist lang — das letzte prominente Beispiel ist wohl Liqui Moly. Ein wichtiger Baustein erfolgreicher ERP-, WMS- und PPS-Einführungen ist die Modellierung der Geschäftsprozesse. In diesem Artikel fasse ich unsere Erfahrungen hinsichtlich Auswahl geeigneter Tools, Nutzung von Standards und Organisation von Schulungen zusammen und biete Ihnen einen Wegweiser in die Welt der Prozessgestaltung.

Überblick

In diesem Artikel möchte ich Sie an das Thema Geschäftsprozessmodellierung heranführen und einige wertvolle Learnings aus unserem Projektalltag mit Ihnen teilen. Dazu beschäftigen wir uns mit folgenden Fragestellungen:

Es gibt keine Pauschallösung für die Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse — aber einige Ansätze haben sich bewährt!

  1. Auswahl eines Tools: Geschäftsprozesse im BPMN Standard modellieren
  2. Prozesse gestalten: Erste Schritte, Process Best Practice, Workshops und Reviews
  3. Mitarbeiterschulungen: Die Go-live Vorbereitungen
  4. Ausblick: Optimierung Ihrer Operations – Prozessineffizienzen mit Process Mining aufspüren und beseitigen

Auswahl eines Tools: Geschäftsprozesse im BPMN Standard modellieren

Zur Modellierung von Geschäftsprozessen gibt es eine Vielzahl an Modellierungsstandards und Tools. UML und SysML sind weit verbreitet, haben aber immer einen akademischen Charakter, da diese viel an Universitäten gelehrt werden. Deshalb hat sich in den letzten Jahren der Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) Standard verstärkt etabliert. Wir konzentrieren uns deshalb auf den BPMN Standard. BPMN schlägt die Brücke zwischen Business und IT und ermöglicht sowohl auf strategischer als auch operativer Ebene das passende Abstraktionslevel. Für die Auswahl des Modellierungstools möchten wir den Signavio Business Transformation Suite, Camunda Enterprise Platform sowie viflow 6 gegenüberstellen und Besonderheiten hervorheben.

Am Anfang steht die Frage des Tools. Trotz existierender Export-Möglichkeiten sind spätere Toolwechsel mit erheblichen Aufwänden verbunden.

Am Anfang steht die Frage des Tools. Trotz existierender Export-Möglichkeiten sind spätere Toolwechsel mit erheblichen Aufwänden verbunden.

Signavio Business Transformation Suite (Prozessmodellierung mit Process Manager)

Das 2009 gegründete Berliner Unternehmen entstand aus einem Projekt am Hasso-Plattner-Institut in Potsdam. Inzwischen zählen die Berliner mehr als 1.000 Kunden zu ihrem Kundenkreis, haben mehrere Standorte innerhalb und außerhalb Europas und sammelten bereits zahlreiche Auszeichnungen für ihre Software ein (bspw. Gartner Cool Vendor, Deloitte Fast 50, Silver Stevie).

Einkaufsprozess im Signavio Process Manager

Einkaufsprozess im Signavio Process Manager

Alleinstellungsmerkmal: Kollaboration!

  • Signavio war das erste webbasierte BPMN Modellierungstool, das einen starken Fokus auf Kollaboration legt. So können beteiligte Mitarbeiter Prozesse weiterentwickeln, in dem sie über den sogenannten Collaboration Hub bspw. einzelne Aufgaben kommentieren können. Der Hub bietet sich auch zur Veröffentlichung der gesamten Prozesswelt in Ihrem Unternehmen an — so sind Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand!
  • Für ein SAP Einführungsprojekt eignet sich neben der Business Transformationen Suite die Schnittstelle zwischen Signavio und
    SAP Solution Manager um eine Single Source of Truth herzustellen und in Signavio auf Transaktionsebene zu modellieren, was im Solution Manager implementiert wird.

Empfohlen: Wenn Sie eine Prozesswelt aufbauen möchten, die langfristig weiterentwickelt wird und auch für Ihre Mitarbeiter zugänglich sein soll.

Camunda Enterprise Platform (Prozessmodellierung mit camunda modeler)

Camunda ist das zweite Berliner BPMN Unternehmen auf unserer Prozessmanagementsoftware Shortlist. Ursprünglich als Beratungshaus in 2008 gestartet, bietet camunda inzwischen eine umfangreiche Produktpalette an, in deren Herz der camunda modeler und die camunda engine schlagen (kleines Schmankerl: diese Module sind kostenlos verfügbar!).

Alleinstellungsmerkmal: Workflows!

  • Die Workflow Engine ermöglicht Ihnen die Orchestrierung von Geschäftsprozessen über unterschiedliche Softwarelösungen hinweg, weg vom Monolithen und hin zu Mikroservices, also der optimalen Lösung für den jeweiligen Prozessabschnitt.
  • Mit cawemo bietet camunda inzwischen ebenfalls eine Cloud Lösung an, die Kollaboration bei der Prozessmodellierung ermöglicht.

Empfohlen: Wenn Sie individuelle Geschäftsprozesse mit einer schlagkräftigen IT abbilden möchten, um damit Best in Class zu werden.

Viflow 6

Viflow stammt aus dem Hause der ViCon GmbH aus Hannover, wurde im Jahr 2000 erstmals veröffentlicht und ist seit 2016 in der Version 6 verfügbar. Die auf MS Visio aufbauende Software findet im deutschsprachigen Raum besonders in den QM Abteilungen zur Prozessmodellierung in unterschiedlichen Standards (bspw. BPMN oder EPK) großen Anklang.

Alleinstellungsmerkmal: QM Dokumentation!

  • Bei Viflow 6 steht die Modellierung und Dokumentation im Fokus. Eine Workflow Engine existiert nicht. Viflow Swimlane Diagramme sind bei Audits häufig zu sehen.

Empfohlen: Wenn Sie bereits eine umfangreiche Prozessdokumentation in Viflow im Einsatz haben.

Zusammenfassung: Was zeichnet die jeweiligen Tools aus?

Zusammenfassung der drei Tools

Zusammenfassung der drei Tools

Johannes Rist
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Prozesse gestalten: Erste Schritte, Process Best Practice, Workshops und Reviews

Im folgenden Abschnitt werden vier Praxistipps für den Einstieg in die Prozessmodellierung gegeben, Best Practice Examples vorgestellt sowie Hinweise zu Prozessworkshops genannt.

Die ersten Schritte bei der Prozessmodellierung mit BPMN — 4 Praxistipps

Der Einstieg in den BPMN Standard erfolgt sehr intuitiv und wird bspw. durch die in Signavio integrierten Syntaxchecks stark unterstützt. Darüber hinaus habe ich vier Tipps aufgelistet, die Ihnen den Einstieg erleichtern werden:

  • Das BPMN2.0 Poster bietet einen guten Überblick über die Symbolpalette. Wenn mehrere Personen an der Modellierung beteiligt sind, empfiehlt sich eine Reduktion der tatsächlich verwendeten Elemente.
  • Die optimale Größe der Prozessdiagramme hängt von der beabsichtigten Nutzung ab: Ein großes, ausgedrucktes Diagramm liest sich für Ihre Mitarbeiter einfacher als eine Vielzahl an A4 Prozessdiagrammen, zwischen denen hin- und hergesprungen werden muss. Andererseits sind sauber abgekapselte Prozesse auf A4 oftmals übersichtlicher und orientieren sich mehr an den IT Prozessen.
  • Die Zahl der modellierten Prozesse nimmt in der Regel schnell zu, machen Sie sich deshalb Gedanken über Ihre Prozesshierarchie. Wenn Sie dabei einem Standard folgen möchten, bietet sich die SAP Lösung an (klare Strukturen: End-to-End Prozesse und modulare Prozesse) oder auch der SCOR Framework (Prozesse entlang der Supply Chain ausrichten). Je nach Projekt führen hier unterschiedliche Frameworks zum Ziel.
  • Die offiziellen BPMN2.0 Unterlagen der OMG sind relativ umfangreich und für Ihre ersten Fragen nicht der richtige Angriffspunkt. Ein guter theoretischer Start ermöglicht das Praxishandbuch BPMN: Mit Einführung in CMMN und DMN der beiden Camunda Geschäftsführer Freud und Rücker. Der Name ist hier Programm —Freud und Rücker schlagen regelmäßig die Brücke zur Praxis und führen Sie in schnellen Schritten an das Thema heran.

Best Practice und die Frage des Standard

Sie empfinden Ihre Prozesse als überdurchschnittlich komplex und ganz allgemein sind viele Strukturen und Abläufe bei Ihnen historisch gewachsen? Wie soll da der Standard helfen? Keine Sorge, mit dieser Herausforderung sind Sie nicht allein. Gerne möchte ich Ihnen eine Faustregel mitgeben, die uns die Entscheidung „Standard“ oder „Individualist (weg vom Standard)“ regelmäßig erleichtert.

Best Practice sind eine gute Ausgangslage für Ihr Einführungsprojekt — allerdings haben auch Abweichungen vom Standard durchaus ihre Berechtigung.

Best Practice sind eine gute Ausgangslage für Ihr Einführungsprojekt — allerdings haben auch Abweichungen vom Standard durchaus ihre Berechtigung.

Der Standard — Die Best Practice Beispiele von SAP bieten für die Einführung von S/4HANA bzw. Extended Warehouse Management (EWM) eine gute Ausgangslage. Als Teil der Best Practice Lösungen werden eine Vielzahl an Standardprozessen veröffentlicht, die Grundlage der Entwicklung Ihrer eigenen Prozesse sein sollten. Besonders hilfreich finde ich dabei, dass neben der Zusammenfassung auch Prozessdiagramme in BPMN veröffentlicht werden.

Materialbedarfsplanung SAP Best Practice

Die Materialbedarfsplanung nach SAP Best Practice

Der Individualist — Angenommen, Sie betreiben einen Online Versandhandel. Geben Sie sich dann mit einem Standard Order-to-Cash (O2C) Prozess zufrieden? Die Antwort ist hoffentlich nein, denn hier gewinnen Sie Stammkunden — und vergraulen sie auch wieder. Ein individueller O2C Prozess ist hier ein klarer Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz und sorgt für die nötige Differenzierung. Andererseits sind bspw. klassische Supportprozesse wie die Instandhaltung für Ihren Online Versandhandel kein signifikanter Wettbewerbsvorteil zum Kunden → bleiben Sie beim Standard. Vermeiden Sie an dieser Stelle aber bitte Schubladendenken: Die Instandhaltung Ihres Maschinenparks kann sehr große Bedeutung haben, wenn Sie bspw. ein Lohnfertiger sind. Ihre Buchhaltungsprozesse können zum Wettbewerbsvorteil werden, wenn Sie als Dienstleister die Finanzbuchführung übernehmen.

Schuster, bleib bei deinen Leisten! Bei Ihren Kernkompetenzen sind Abweichungen vom Standard erlaubt bis notwendig (Wettbewerbsvorteil) — abseits sollten Sie sich nahe an den Standard halten.

Schuster, bleib bei deinen Leisten! Bei Ihren Kernkompetenzen sind Abweichungen vom Standard erlaubt bis notwendig (Wettbewerbsvorteil) — abseits sollten Sie sich nahe an den Standard halten.

Prozesse in Workshops weiterentwickeln

Mit den Best Practice ausgestattet starten Sie in die Prozessworkshops. Einige Voraussetzungen für erfolgreiche Prozessworkshops habe ich für Sie hier aufgelistet:

  • Prozessverantwortliche müssen Ihre Ist-Prozesse kennen. Gleichzeitig müssen sie aber auch das Big Picture im Kopf haben und in den Workshops kommunizieren können. Sie gestalten Ihre Unternehmensprozesse der Zukunft!
  • Berücksichtigen Sie den zeitlichen Aufwand in der Personalplanung. Zwei Arbeitstage je Woche sind eher die Regel als die Ausnahme.
  • Machen Sie sich einen Plan, welche Prozesse an welchen Terminen bearbeitet werden und ziehen Sie die Prozessverantwortlichen von anderen Fachbereichen hinzu.
  • Sie werden schnell auf Sonderprozesse stoßen. Vorsicht vor den Worten Out of Scope: Einerseits ist es sinnvoll, sich im ersten Schritt auf die Regelprozesse zu konzentrieren. Andererseits holen Sie die Sonderprozesse spätestens am Tag 1 nach dem Go-live ein. Unser Tipp: Führen Sie Protokoll. Darin sollten wichtige Entscheidungen enthalten sein (nicht vergessen, diese auch an andere Prozessverantwortliche zu kommunizieren) sowie eine Longlist an offenen Prozessen/To Do’s.
  • Die Einführungsprojekte sind meist mit einem ambitionierten Zeitplan versehen, daher gilt das Selbstanzeigeprinzip: Melden Sie Probleme frühzeitig an Solution Architect und Projektverantwortliche.
Johannes Rist
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Mitarbeiterschulungen: Die Go-live Vorbereitungen

Für einen erfolgreichen Go-live sind gut geschulte Mitarbeiter das A und O. Ziel sollte stets sein, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, was sie tun (Software) und warum sie es tun (Prozess im Kontext).

Für einen erfolgreichen Go-live sind gut geschulte Mitarbeiter das A und O. Ziel sollte stets sein, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, was sie tun (Software) und warum sie es tun (Prozess im Kontext).

In den Wochen vor dem Go-live nimmt die Taktzahl spürbar zu. Sie erinnern sich an die veranschlagten 2 Arbeitstage je Woche für Ihre Prozessverantwortlichen? Vergessen Sie den Richtwert, denn jetzt werden dicke Bretter gebohrt. Nach dem Design Freeze der Software ist Ihre Hauptaufgabe bis zum Go-live, die betroffenen Mitarbeiter zu qualifizieren. Schätzen Sie Schulungsaufwände früh genug ab: Sind Sie bspw. für die Produktion verantwortlich, werden Sie nicht als One-Man-Show Hunderte Mitarbeiter qualifizieren. Nachdem früher ausschließlich ganze Bücher als Schulungsunterlagen erstellt wurden, gibt es heute einige Tools, die Sie bei den Schulungen unterstützen können. Erstens sei SAP EnableNow genannt. Mit dem hauseigenen Tool lassen sich innerhalb der SAP Umgebung interaktive Schulungsinhalte gestalten, die im Anschluss auch innerhalb des Tools getestet werden können. Zweitens der bereits erwähnte Signavio Collaboration Hub, der als umfangreiche Prozessdokumentation und Nachschlagwerk punkten kann.

Workshop und Schulungsalltag

Workshop und Schulungsalltag

Wichtig ist an dieser Stelle, dass die zwei Tools eine Grundlage bilden aber nicht allein automatisch ausreichend sind. Planen Sie je nach Aufgabenspektrum der Mitarbeiter geeignete Workshops oder Fragestunden/persönliches Coaching ein, um die Angst vor einem neuen System zu nehmen. Um den Überblick zu behalten eignet sich die Fortschrittsüberwachung der Schulungselemente in einer Qualifikationsmatrix. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern zum Abschluss Zertifikate über die absolvierten Prüfungen und damit erlangten Fähigkeiten aus!

Ausblick: Optimierung Ihrer Operations — Prozessineffizienzen mit Process Mining aufspüren

Das war’s? Nein, jetzt geht es erst richtig los.

Das war’s? Nein, jetzt geht es erst richtig los.

Die ersten Wochen nach dem Go-live können schmerzhaft sein, erinnern Sie sich an das Beispiel von Liqui Moly in den einleitenden Worten. Aber dann — geschafft! Sie wägen sich bereits am Ziel der Reise, möchten Prozessmanager bereits zurück ins operationelle Geschäft schicken? Stopp! Unter dem Begriff Process Mining drängen sich in den letzten Jahren vermehrt junge Unternehmen auf die Bühne, die im Prozess angefallene Daten verwerten. Platzhirsch ist dafür das Münchner Unternehmen Celonis, aber auch Signavio bietet mit Process Intelligence Einfluss in Ihre Prozesse.

Überprüfung von KPIs

Überprüfung von KPIs

In der Produktion arbeiten Sie bereits an der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Prozesse? Dann sollten Sie dies auch auf Ihre digitalen Prozesse übertragen. Durch die Auswertung aller digitalen Buchungsdaten werden Abweichungen vom gewünschten Soll-Prozess plötzlich transparent. Damit befähigen Sie sich der kontinuierlichen Verbesserung und halten Ihre Prozesse dauerhaft lean. Zusätzlich legen Sie mit Process Mining oft auch die Grundlagen für Robotic Process Automatisation — dazu aber in einem anderen Artikel mehr 😊.

Zusammenfassung

Mir macht es viel Spaß, über unsere Erfahrungen zu sprechen und diese mit Ihnen zu teilen. Der Artikel soll Ihnen einen kompakten Überblick geben und Sie an das Geschäftsprozessmanagement im Rahmen einer ERP-Einführung heranführen. In der Zukunft werde ich öfters Artikel aus diesem Themenfeld auf unserem Rothbaum Blog veröffentlichen.

Sie haben Fragen oder Anmerkungen zum Artikel bzw. zu Prozessmanagement? Dann kontaktieren Sie mich gerne!
Johannes Rist, Berater
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