Mit Process-Mining-Apps die Beschaffung und das Bestandsmanagement optimieren

Das Potential von Process Mining in der Beschaffung

Die Beschaffung ist ein zentraler Bestandteil eines jeden Unternehmens. Je größer die Unternehmensstruktur und das Produktportfolio, desto komplizierter ist die gesamte Supply Chain des Unternehmens. Das spiegelt sich auch in einer komplexen Beschaffungsorganisation wider: mit einem breiten Lieferantennetzwerk, einer Vielzahl unterschiedlicher Materialien und vielfältigen Beschaffungs- und Bevorratungsstrategien. Eine solche Beschaffungsorganisation zu managen, ist mitunter keine leichte Aufgabe. Und es kann sich als schwierig gestalten, hierbei den Überblick zu behalten.

Durch den Einsatz von Process Mining können Sie sich nicht nur die nötige Transparenz über Ihre Prozesse verschaffen, sondern auch alle Ineffizienzen, Prozessabweichungen und Probleme aufdecken, um so Schritt für Schritt Ihre Beschaffung zu optimieren.

Drei große Themenfelder der Process-Mining-Apps

Bevor Sie eine Celonis-App verwenden können, muss erstmal der erforderliche Konnektor in Ihrem System installiert werden. Der Konnektor bildet die Verbindung zwischen Ihrem ERP-System und der Process-Mining-Plattform von Celonis. Im Konnektor ist definiert, welche Tabellen aus dem ERP-System benötigt werden und wie diese transformiert werden, um daraus die Prozessabläufe und Analysen zu generieren. Grundsätzlich gibt es im Bereich der Beschaffung drei Konnektoren:

• Der Purchase-to-Pay (P2P) Konnektor als End-to-End (E2E) Prozess der Beschaffung. Für diesen Konnektor gibt es auch die meisten Celonis-Apps.
• Der Inventory Management (IM) Konnektor, der vor allem Apps zum Bestandsmanagement liefert.
• Und der Purchase Requisiton (PR) Konnektor, der das Augenmerk auf den Bestellanforderungsprozess legt.

Auf den PR Konnektor werde ich nicht näher eingehen, da Bestellanforderungen auch Teil des P2P-Prozesses sind und ebenfalls mit diesem Konnektor im ersten Anlauf analysiert werden können. Sollten erste Analysen ergeben, dass vor allem im Bereich der Bestellanforderungen viele Prozessverbesserungen möglich sind, können Sie diesen Konnektor und die Apps immer noch im zweiten Schritt implementieren.

Der Purchase-to-Pay Prozess

Der P2P Konnektor konzentriert sich auf die externe Beschaffung, also den Einkauf von Rohmaterial und Handelsware von externen Lieferanten oder Ihren Zwischengesellschaften. Er bildet den Prozess vom Platzieren der Bestellanforderung, über die Erstellung der Bestellung sowie die Verbuchung des Wareneingangs und schlussendlich die Bezahlung der Rechnung ab.

Die erste Celonis-App, die Sie benötigen, ist das „Procurement Starter Kit“. Diese verschafft Ihnen einen Überblick über den Prozess, liefert die wichtigsten KPIs und stellt Ihnen erste Use-Cases vor, die Sie angehen können, wie zum Beispiel die Kontraktnutzung, die On-Time-Delivery-Performance Ihrer Lieferanten oder die Automatisierungsrate Ihres Bestellprozesses. Die App dient auch dazu, die Berechnung der Kennzahlen mit Ihren bestehenden Systemen zu validieren. Bei Bedarf kann das Regelwerk zur Berechnung direkt in der App angepasst werden. Die hier gesetzten Regeln sind dann auch Grundlage für weitere Apps, die Sie installieren. Daher gilt es, erst diese App richtig zu konfigurieren, bevor Sie die anderen nutzen können. Nach der entsprechenden Validierung können Sie mit der App auch bewerten, welcher Use-Case für die Sie den größten Nutzen hat und anschließend mit der Implementierung des gewählten Use-Cases starten.

Die weiterführenden Celonis-Apps lassen sich in drei Kategorien zusammenfassen:

• Prozessüberwachung
• Lieferantenperformance
• Stammdatenqualität

Der Inventory Management Prozess

Der „Inventory Management Konnektor“ beschäftigt sich – wie der Name schon sagt – mit dem Bestandsmanagement eines Unternehmens. Hier fließen sämtliche Warenströme aus dem Einkauf, dem Vertrieb, der Produktion und der Logistik ein. Anders als im P2P Konnektor steht hier weniger der Prozess im Vordergrund, vielmehr geht es um Analysen hinsichtlich der Materialflüsse und wie sich der Bestand zum Bedarf beziehungsweise Verbrauch verhält. Visualisiert wird das unter anderem durch einen Netzwerkgraphen, bei dem die einzelnen Schritte innerhalb der Supply Chain sichtbar sind.

Der IM Konnektor setzt dabei auf bestehende Datenmodelle auf und hat daher als Voraussetzung, dass Sie bereits den Purchase-to-Pay, den Order-to-Cash und den Production Planning Prozess bei sich implementiert haben. Daher eignet sich dieser Konnektor nicht als Einstieg ins Process Mining. Er bietet aber eine gute Erweiterung, wenn Sie die voran genannten Prozesse schon nutzen.

Wie auch im P2P Prozess legen Sie hier mit dem „IM Starter Kit“ los, sobald Sie den Konnektor installiert haben. Die IM Apps setzen vor allem auf Use-Cases wie Überbestand, Materialverfügbarkeit, Warenumschlag, Reichweite und Service Level. Sobald Sie die Einstellungen validiert haben, können Sie auch hier auf dem ersten Blick den Impact der einzelnen Use-Cases bewerten und die vielversprechendsten angehen. Das meiste können Sie nämlich direkt aus dem Starter Kit angehen.

Durch Customizing der Process-Mining-Apps holen Sie noch mehr aus Ihren Prozessen

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen guten Überblick über die vorgefertigten Celonis-Lösungen im Bereich Beschaffung geben. Diese Tools machen den Einstieg in die Process Mining Welt deutlich einfacher, als es noch vor ein paar Jahren der Fall war. Trotzdem ist anzumerken, dass die Analyseergebnisse nur so gut sein werden, wie der Eingangsprozess, den Sie dem Tool mitgeben. Die Prozessmodelle aus den vorgefertigten Konnektoren sind angelehnt an die Standardprozesse aus SAP und die gängigsten Prozessabweichungen, die es in diesem Standardprozess gibt. Und mit diesem Standard kommen Sie auch schon weit. Doch nicht selten laufen Ihre speziellen Prozesse anders als im Standard ab und gegebenenfalls haben Sie auch individuell angepasste Prozesse in Ihrem SAP. Und möglicherweise sind es gerade diese Prozessänderungen, die Sie dringend analysieren müssen.

Wir sind Experten, wenn es darum geht, bestehende Standard-Installationen zu erweitern und an die realen Gegebenheiten anzupassen. Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich der Operations und unserem Process-Mining-Know-How verstehen wir sowohl die Prozessanforderungen von der Business-Seite aus als auch die nötigen IT-Voraussetzungen, um diese Anforderungen in den Datenquellen wiederzufinden und in bestehende Datenmodelle einzufügen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der initialen Auswertung, der Ausarbeitung weiter Use-Cases, sowie der Umsetzung nachhaltiger Automatisierungs- und Reporting-Lösungen und zeigen Ihnen, wie Sie das Beste aus Ihren Process-Mining-Anwendungen herausholen. Mehr zu unserem Beratungsangebot zu Process Mining erfahren Sie hier.