Aufbau eines neuen Produktionsstandorts: Projektorganisation

Drei zentrale Fragen zu Beginn des Standortaufbaus

Kapazitätserweiterung, Kostenreduktion und Erschließung neuer Absatzmärkte sind nur ein paar der Gründe, einen neuen Produktionsstandort zu suchen. Zunehmend ist für viele Unternehmen auch die Absicherung der Lieferfähigkeit durch eine lokale Produktion, Nearshoring genannt, wichtig.

Mit einem Projekthorizont von drei bis fünf Jahren stellen Auswahl, Aufbau und Hochfahren eines neuen Produktionsstandorts für viele Unternehmen ein seltenes oder gar erstmaliges Vorhaben in der (jüngeren) Unternehmensgeschichte dar. Ohne passende Erfahrung und das richtige, methodische Handwerkszeug kann ein solches Projekt deshalb schnell ins Stocken geraten oder aus dem Ruder laufen.

Basierend auf unserer Projekterfahrung, behandeln wir in diesem Artikel folgende Fragen:

1. Welcher Struktur muss eine Projektorganisation folgen?
2. Wie muss ein Projektteam aufgebaut sein und wer sollte involviert werden?
3. Wie muss der Projektplan beschaffen sein, um im Projekt stets den Überblick über Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten zu behalten?  

Die Projektstruktur

Der Grundstein für das erfolgreiche Produktionsaufbau-Projekt

Sind die Projektziele und das Profil des neuen Standorts (Produkte, Stückzahlen, Prozesse, Technologien) klar umrissen, gilt es, das Projekt zu initiieren. Hierzu ist festzulegen, welche Gremien am Projekt beteiligt werden, welche Verantwortlichkeiten wie zuzuordnen sind und wie die Kommunikation aussehen soll.

Typische Standortprojekte sind auf drei Ebenen organisiert:

1. Der Lenkungskreis besteht aus den wichtigsten Stakeholdern aus Management und Geschäftsführung. Dieser gibt dem Projekt durch strategische Entscheidungen die Richtung vor.
2. Die Projektleitung besteht aus dem Gesamtprojektleiter und dem Project Management Office (PMO). Ihr Aufgabenbereich ist die Ausgestaltung und permanente Anpassung der Projektstruktur, die Verwaltung von Aufgaben und Terminen sowie die Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektebenen.
3. Die Teilprojektleitungen bearbeiten die einzelnen Themengebiete des Projekts und verantworten ihre jeweilige fachliche Disziplin. Die Projektmitglieder sind den Teilprojekten zugeordnet.

Das Projektteam

Die Teilprojektmitglieder entscheiden über den Erfolg des Standortaufbaus

Ein Projekt zum Aufbau eines neuen Produktionsstandorts gliedert sich typischerweise in die folgenden Teilprojekte:

• Gebäude: Koordination des Baus, Technische Gebäudeausstattung, Büro- und Sozialflächen
• Produktion: Planung Produktionssystem und der Fertigungs- und Montagebereiche, Verwalten von Maschinen und Anlagen
• Logistik: Materialflusskonzept, Lagerplanung, Warenein- und -ausgang, Verwaltung des Fuhrparks
• Supply Chain Management & Einkauf: Aufbau des Lieferantennetzwerks sowie der Dispositionsstrategie, Planen von Produktions- und Bestellmengen
• Qualität: Aufbau des Qualitätsmanagementsystems, Zertifizierungen
• Produktentwicklung: Laborräume und weitere Forschungseinrichtungen
• Rechtliches & Finance: Gründung der neuen Gesellschaft, Aufbau der Finanzflüsse, Schutz geistigen Eigentums
• Controlling: Business Case und kontinuierliches Projektcontrolling; auch als Stabsstelle möglich, die direkt an die Projektleitung berichtet
• Personal: Recruiting, Onboarding & Training, Einbezug der Belegschaft am bestehenden Standort, Einbezug des Betriebsrats
• IT-Infrastruktur: Einrichten des Netzwerks am neuen Standort
• IT-Systeme: Notwendige Anpassungen in den wichtigsten ERP-Systemen
• Kommunikation: Marketing & Kommunikation des Projektfortschritts intern und extern, Einbindung lokaler Partner
• Vertrieb: im Falle von Erschließung neuer Märkte
• Externe Partner: externe Unterstützung durch bspw. Personaldienstleister und Rechtsberatungen vor Ort, die Ihnen mit Kenntnis der lokalen Begebenheiten zur Seite stehen

Bei dieser Liste handelt es sich um eine Maximalaufzählung. Nicht alles muss für Ihr Unternehmen relevant sein. Zusätzlich gibt es in jedem Standortaufbau spezifische Themen, die keinem Teilprojekt genau zuzuordnen sind. In solchen Fällen ist es wichtig, klare Ansprechpartner außerhalb des Projektteams zu benennen. Wird ein Teilprojekt nicht oder nur unzureichend besetzt, kann dies im weiteren Projektverlauf Probleme bereiten: So zieht das Vernachlässigen der IT-Infrastruktur die verspätete Inbetriebnahme der Arbeitsplätze nach sich und unzureichende Kommunikation führt dazu, dass die Akzeptanz des Vorhabens auf lokaler Ebene geschwächt wird.

Der Projektplan

Überblick über alle Aufgaben und Abhängigkeiten für den Aufbau des neuen Produktionsstandorts

Zur optimalen Planung des weiteren Projektvorgehens auf einer detaillierten Ebene empfiehlt es sich, gemeinsam im Team einen Projektplan (bspw. in Microsoft Project) aufzusetzen. Dieser beinhaltet sowohl die wichtigsten Meilensteine als auch dafür notwendige, untergeordnete Aufgaben inklusive Verantwortlichkeiten, zeitlicher Abläufe und Querbezügen bzw. Abhängigkeiten zwischen diesen. Insbesondere bei Standortprojekten ist die hierdurch erzielte Übersichtlichkeit ob des langen Zeithorizonts in Kombination mit den vielfältigen Projektaufgaben hilfreich. Ein unzureichend aufgesetzter Projektplan kann schlimmstenfalls dazu führen, dass wichtige Aufgaben vergessen oder Querbezüge zwischen Arbeitspaketen missachtet werden und sich so im späteren Projektverlauf aufwendige Änderungen ergeben (Beispiel: Auswirkungen verschiedener Anlagentypen auf das Belüftungskonzept).

Der Aufbau des Projektplans erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst gilt es, auf einer übergeordneten Ebene die wichtigsten Projektmeilensteine zu definieren. Beim Standortneuaufbau handelt es sich hier typischerweise um die Auswahl und den Erwerb des richtigen Grundstücks oder Objekts, den Erhalt der wichtigsten Genehmigungen, Beginn und Abschluss der Bauphase und die Inbetriebnahme des Gebäudes.

Kooperative Verwaltung des Projektplans in Microsoft Teams

Projektsteuerung in gewohnter Umgebung

Mittels MS Project lässt sich die Steuerung Ihres Projekts optimal in der gewohnten Teams-Umgebung integrieren. So haben Sie Termine, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fortschritte immer im Blick und können flexibel Anpassungen vornehmen, die in Echtzeit an die Projektmitglieder weitergeleitet werden. Aufgaben können direkt an die Verantwortlichen zugewiesen, Terminänderungen eingetragen und Abhängigkeiten nachvollzogen werden. So erkennen Sie frühzeitig, welche Aufgaben Priorität haben, wo möglicherweise Konflikte drohen und können direkt Gegenmaßnahmen einleiten.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lassen sich folgende Kernaspekte herausarbeiten:

• Der Aufbau eines neuen Standorts ist ein umfangreiches Vorhaben mit einer hohen strategischen Bedeutung für das ganze Unternehmen. Entsprechend sollten Projekte auf einer durchdachten, klaren Struktur aufgesetzt werden, um einen reibungslosen Ablauf und eine hohe Hebelwirkung für die Projektleitung zu gewährleisten.
• Eine gute Projektstruktur beinhaltet regelmäßige Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern – vom PMO ausgehend mit dem Lenkungskreis und dem Projektteam.
• Das Projektteam sollte so groß wie nötig, aber so klein wie möglich gestaltet werden und aus Experten aus den verschiedenen Fachbereichen zusammengesetzt sein.
• Ein Projektplan stellt ein praktisches Werkzeug dar, um im Projekt den Überblick über Aufgaben, Status und Querbezüge zwischen Arbeitspaketen zu behalten.