ERP-Systeme

ERP-Auswahl

Wir führen Sie erfolgreich durch den Anbieter-Dschungel

Die Auswahl eines neuen oder des initialen ERP-Systems ist eine sehr komplexe und weitreichende Entscheidung. Eine der größten Herausforderungen dabei ist, dass die Umstellung für alle Bereiche des Unternehmens Folgen hat und somit eine umfassende Lösung gefunden werden muss. Zudem sind in Systemlandschaft und Prozessausführung häufig über Jahre Strukturen gewachsen, die sehr individuell, teilweise intransparent und häufig auch unbekannt sind. In diesen Fällen ist es oft kaum möglich, abzugleichen, ob die gelebten Prozesse mit dem Angebot der Anbieter kompatibel sind.

Die große Zahl der Anbieter, ob branchenspezifisch oder allgemein, macht die ERP-Auswahl zusätzlich schwieriger, da die Unterschiede zwischen den Lösungen für Außenstehende oft nicht erkennbar sind. Damit Sie von unserer Erfahrung profitieren können, begleiten unsere Operations- und Prozessspezialisten Sie durch den kompletten ERP-Auswahlprozess und, wenn gewünscht, auch darüber hinaus. Gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern und Key-Usern planen wir ein strukturiertes Vorgehen, dokumentieren die Ist-Prozesse und definieren, falls erforderlich, neue Soll-Prozesse als Basis für eine erste Vorauswahl an Systemen (Shortlist).

In Workshops stellen Ihnen die Anbieter dann ihre Lösungen vor, für die wir gemeinsam mit Ihnen ein Bewertungsschema entwickeln. So entstehen eine Handlungsempfehlung und eine Roadmap für die Einführung des konkreten Systems. Gerne beraten wir Sie auch bei den konkreten Vertragsverhandlungen mit einem Anbieter.

Unsere Leistungspakete:

• Longlist und Shortlist entwickeln
• Anforderungskatalog nach Prozessentwicklung erstellen
• Ausschreibungsunterlagen und Lastenhefte zur System- und Anbieterauswahl erstellen
• Beauty Contests mit möglichen Anbietern ausarbeiten und durchführen
• Handlungsempfehlung erarbeiten
• Roadmap zur Einführung erstellen

Ihr Nutzen:

1. Passgenaues System für Ihre Kernprozesse in der Operations und darüber hinaus
2. Ihr persönlicher Fahrplan für die Einführung des Systems
3. Ganzheitliche Begleitung des Auswahlprozesses aus Sicht einer Prozessberatung

ERP-Einführung

Die richtigen Schritte zur erfolgreichen Einführung gehen

Der Auswahlprozess ist beendet, die Entscheidung für einen Systemgeber gefallen. Ein erster großer Schritt ist getan, doch nun steht die Aufgabe an, das ausgewählte System in Ihrem Unternehmen einzuführen und das Altsystem erfolgreich abzulösen. Dabei muss das System auf Ihre Anforderungen konfiguriert und Schnittstellen zu bestehenden Systemen geschaffen werden. Zusätzlich ist mit der Systemeinführung meist auch eine Anpassung der Arbeitsorganisation bzw. die Gestaltung von neuen, schlanken Prozessen erforderlich. Damit Ihre Mitarbeitenden mit Go-Live erfolgreich im neuen System arbeiten können, ist es wichtig, sie für die neu geschaffenen Strukturen und Systemfunktionen zu schulen.

Die zentrale Herausforderung besteht darin, das Projekt in seiner Komplexität effizient zu steuern, und so mit ihnen eine zukunftsfähige Organisation mit schlanken, aber effektiven Arbeitsabläufen aufzubauen. Wir sind Ihr Partner für die erfolgreiche ERP-System Einführung in Ihrem Unternehmen – von der Planung und Steuerung des Projekts über die Entwicklung von schlanken Soll-Prozessen mit dem neuen System, der Qualifizierung der Fachkräfte im Rahmen eines Change-Managements bis hin zur Begleitung der Systemkonfiguration & Business Integration aus prozessualer Sicht.

Unsere Leistungspakete:

• Projekt- und Stakeholdermanagement, um definierte Projektziele einzuhalten (z. B. zeitlicher Rahmen, Kosten, Anforderungen)
• Soll-Prozesse zur Gestaltung eines optimalen Workflows mit dem neuen System entwickeln
• Bedarf an Veränderungen (z. B. organisatorische Anpassungen) ableiten
• Change- und Transformationsprozesse steuern und begleiten
• Business Integration Tests prozessual unterstützen
• Erfolge der Umsetzung mit den definierten Anforderungen abgleichen

Ihr Nutzen:

1. Effiziente Durchführung des Einführungsprojekts
2. Etablierung schlanker, optimierter Prozesse
3. Umsetzung der definierten Anforderungen
4. Einbindung aller Stakeholder, Key-User und Prozessverantwortlichen

Organisationsentwicklung

Mit dem Potential Ihrer Mitarbeitenden eine erfolgreiche und zukunftsfähige Organisation entwickeln

Kennen Sie die Situation, dass in Ihrer Organisation enormes Potential steckt, dieses aber nicht voll ausgeschöpft wird? Verbesserungen werden kaum angestoßen, zu wenig umgesetzt, die Weiterentwicklung Ihrer Organisation stagniert. Für den Aufbau eines erfolgreichen und zukunftsfähigen Unternehmens bedarf es zunächst der Entwicklung einer klaren Vision, Mission und Strategie. Basierend darauf gilt es, einen Nährboden für Stabilität, Fortschritt und Entwicklung zu schaffen. Dafür ist es zugleich wichtig, dass Sie die Entwicklung von Unternehmensstrukturen, -kompetenzen und deren -kultur stets gleichmäßig vorantreiben und ausbalancieren.

Eine ERP-Transformation bringt nicht nur strukturelle Veränderungen mit sich, sondern wirkt sich auch auf die Kompetenzen der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur aus. Aus diesem Grund ist dieser Prozess eine Herausforderung für jedes Unternehmen, bietet aber zugleich eine große Chance, Veränderungen in Ihrer Organisation zu initiieren. Setzen Sie gemeinsam mit uns den Startpunkt, eine lebendige Organisation mit intrinsisch motivierten Mitarbeitenden aufzubauen.

Unsere Leistungspakete:

• Vision und Mission definieren, Unternehmensstrategie ableiten
• Ziele und Kennzahlensystemen erarbeiten
• Strukturgebende Elemente mit Ihren Teams erarbeiten
• Ziel- und lösungsorientierte Führungskultur entwickeln
• Stakeholder kontinuierlich in Veränderungs- und Entwicklungsprozessen begleiten und befähigen
• Agile Arbeits- und Denkweisen in der Organisation implementieren

Ihr Nutzen:

1. Definierte Vision, Mission und Unternehmensstrategie
2. Intrinsisch motivierte Mitarbeitende
3. Ziel- und lösungsorientierte Führungskräfte und Mitarbeitende

Prozessberatung

Schlanke, wertorientierte End-to-End-Prozesse einführen

Oft werden Geschäftsprozesse nicht oder nur unvollständig dokumentiert. Oder die Prozesse wurden zwar dokumentiert, die Dokumentation entspricht jedoch nicht dem aktuellen Stand oder den gelebten Prozessen. Häufig wurden Prozesse nur innerhalb einzelner Abteilungen entwickelt, aber weder wertorientiert aus Kundenperspektive noch abteilungsübergreifend gestaltet. Solche Prozesse eignen sich nicht als Grundlage für die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems. Die ERP-Systemeinführung bringt hierbei ein großes Optimierungspotential mit sich, indem mit den Key Usern End-to-End-Prozesse entwickelt werden, welche sich am Kundenwert orientieren (z. B. kurze Lieferzeiten oder Auftragsabwicklungszeiten).

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Ist-Prozesse zu analysieren, Optimierungspotentiale zu identifizieren und wertorientierte End-to-End-Sollprozesse abzuleiten. Auf dieser Basis werden zunächst Use Cases für die Anbieterauswahl (Beauty Contests) definiert sowie Standard- und Customizing-Lösungen ermittelt. Während der Systemeinführung werden die End-to-End-Sollprozesse präzisiert und an die individuellen Besonderheiten des neuen Systems angepasst. Das Ziel dieser Maßnahmen ist es, dass zu Go-Live die Mitarbeitenden systemunterstützt in möglichst effizienten und effektiven Arbeitsabläufen arbeiten – und sie selbst diese neuen Arbeitsabläufe mit entwickelt haben.

Unsere Leistungspakete:

• Ist-Prozesse mit den Key Usern aufnehmen und dokumentieren
• Soll-Prozesse gemeinsam mit den Key-Usern initial und pragmatisch entwickeln
• Use Cases für den Beauty Contest und die Anbieterauswahl definieren
• End-to-End Sollprozesse auf Basis der Funktionen im neuen System weiterentwickeln

Ihr Nutzen:

1. Identifikation von Optimierungspotentialen entlang der Prozesskette
2. Entwicklung von zukunftsfähigen und wertorientierten Soll-Prozessen
3. Anbieterauswahl auf Basis von Soll-Prozessstrukturen
4. Harmonisches Zusammenspiel von ERP-System und Soll-Prozessen

Systemlandschaft und Konfiguration

Transparente Bestandsaufnahme: Risiken und Schwachstellen identifizieren, Zielbild definieren

Die Geschwindigkeit, mit der im IT-Bereich neue Lösungen entwickelt wurden, ist eine Herausforderung für viele Fachbereiche. Für ein ganzheitliches Vorgehen blieb dabei oft keine Zeit, da die schnelle Implementierung neuer Lösungen oft entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens waren und sind.

Die Folge: Die IT-Landschaft vieler Unternehmen ist eine Ansammlung von Insellösungen. Das macht nicht nur die Wartung deutlich aufwendiger, es geht auch viel Potential in den Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Systemen verloren. Daraus ergeben sich zwei entscheidende Probleme: Neue Technologien lassen sich oft auf den verteilten Systemen nicht oder nur schwer anwenden. Und wenn außerdem einzelne Systeme oder Versionen auslaufen, bringt das große Herausforderungen mit sich, insbesondere, da es für ältere Systeme kaum noch Wissensträger gibt. Eine Risikobewertung der IT-Landschaft ist daher fast ausgeschlossen.

Um die Einführung eines ERP-Systems erfolgreich zu gestalten, durchleuchten wir Ihre komplette Systemlandschaft. Mit großer Operations- und Prozesserfahrung dokumentieren und analysieren wir die entscheidenden Systeme und Prozesse aller Abteilungen. So entsteht ein digitales Bild Ihrer Systemlandschaft, das auch vorhandene und fehlende Schnittstellen beinhaltet.

In gemeinsamen Workshops mit den verschiedenen Bereichen entwickeln wir das digitale Zielbild für Ihre Systemlandschaft – und behalten dabei aktuelle State-of-the-Art Lösungen fest im Blick. So entscheiden wir mit Ihnen gemeinsam, welche Systeme und Prozesse eigenständig weitergeführt und welche im ERP-System abgedeckt werden sollen. In der gesamten Einführungsphase arbeiten wir als Bindeglied zwischen dem Implementierungsanbieter und der Fachabteilung und stellen so eine maßgeschneiderte Konfiguration auf Ihre Anforderungen sicher.

Unsere Leistungspakete:

• Transparenz schaffen
• Status Quo dokumentieren
• Relevante Systeme identifizieren
• Ideale Systemlandschaft erarbeiten

Ihr Nutzen:

1. Transparente Übersicht über den Zustand Ihrer aktuellen Systemlandschaft
2. Optimierungspotentiale werden aufgezeigt
3. Risikominimierung für Ihre Systemlandschaft
4. Neue Systemlandschaft für optimierte Nutzung Ihrer Daten

Change-Management

Mit einem strukturierten Change-Management die ERP-Transformation meistern

Die Einführung eines neuen ERP-Systems bringt für alle Mitarbeitenden große Veränderungen und Herausforderungen. Tägliche Abläufe ändern sich, Routinen müssen aufgegeben werden, neue Arbeitsabläufe und Strukturen entstehen. Idealerweise werden diese Veränderungen von den Fachkräften selbst getragen; so bleiben sie während der Einführung und darüber hinaus motiviert. Um dies zu erreichen, ist ein strukturiertes und für die Fachkräfte individuelles Change-Management erforderlich, welches die Projektphasen begleitet und die richtigen Maßnahmen zu Kommunikation, Training und Befähigung setzt. 

Wir entwickeln gerne mit Ihnen gemeinsam eine Change-Management-Strategie, aus der wir dann konkrete Maßnahmen ableiten, die individuell gemäß der Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden in jeder Projektphase gestaltet werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Leistung und Motivation der Fachkräfte während und auch nach der Systemeinführung nicht abnimmt und die Mitarbeitenden den Veränderungsprozess aktiv mitgehen.

Unsere Leistungspakete:

• Change-Management-Konzept entwickeln
• Konkrete Maßnahmen zur Veränderungsbegleitung ableiten
• Kommunikationsstrategie entwickeln
• Konkreten Kommunikationsmaßnahmen ableiten
• Trainings- und Befähigungskonzepte mit entsprechenden Maßnahmen entwickeln
• Alle eingeführten Maßnahmen tracken und nach ihrer Wirksamkeit bewerten

Ihr Nutzen:

1. Effiziente Einführung des neuen Systems in Ihrer Organisation
2. Klare Kommunikation der Veränderungen
3. Mitarbeitende verfügen über das nötige Know-how, das neue System zu bedienen
4. Mitarbeitende bleiben motiviert während der Systemeinführung

PMO

Mit einem stringenten Projektmanagement das ERP-Projekt zum Erfolg führen

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes und durchaus herausforderndes Vorhaben. Während des Projekts sind eine Vielzahl von Stakeholdern involviert, bevor der flächendeckende Rollout erfolgt. Um alle Beteiligten wirksam einzubinden und zugleich die vielfältigen Anforderungen zu bedienen, ist ein stringentes Projektmanagement von essenzieller Bedeutung. Nur wenn Sie klare Projektziele und -inhalte definiert, sowie ein funktionierendes Zusammenarbeitsmodell mit allen Beteiligten aufgebaut haben, wird das Projekt ein Erfolg. Dazu gehört auch, den Fortschritt ebenso wie Herausforderungen und Risiken stets transparent aufzuzeigen.

Wir unterstützen Sie gerne und bringen unsere langjährige und vielfältige Erfahrung im Projektmanagement ein, um Ihre ERP-Transformation zum Erfolg zu führen. Das Projekt setzen wir strukturiert auf, definieren den Projektumfang mit klar beschriebenen Zielen und Meilensteinen und schaffen transparente Strukturen für die Zusammenarbeit. Wir messen laufend den Status bzw. Fortschritt des Projekts, bewerten die Risiken und leiten Maßnahmen zur Gegensteuerung ab. Wir sorgen dafür, dass Ihr ERP-Einführungsprojekt den genau passenden Projektmanagement-Rahmen bekommt, sodass Sie Ihre Ziele und Projektumfänge mit den geplanten Ressourcen in definierter Qualität und Zeit erreichen.

Unsere Leistungspakete:

• Projektziele und Meilensteine definieren
• Detaillierten Phasen- und Meilensteinplan entwickeln
• Konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten ableiten
• Zusammenarbeitsmodell definieren
• Projektfortschritt beobachten und Risikobewertung bei Terminabweichungen vornehmen (Projektcontrolling)
• Bei Bedarf: Agilen Projektmanagement-Rahmen zur Planung und Steuerung der Projektaufgaben (z.B. in Anlehnung an Scrum, Safe, etc.) aufsetzen

Ihr Nutzen:

1. Transparenz zum Projektfortschritt und den Risiken im Projekt
2. Erfahrenes Projektmanagement
3. Effiziente und effektive Zusammenarbeit im Projektteam
4. Stringente Durchführung des Projekts

Was sind ERP-Systeme?

Enterprise Resource Planning (ERP) beschreibt die Planung, Steuerung und Verwaltung aller Ressourcen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen. Das schließt Personal, Material, Lagerbestände, Kapital und Logistik ebenso ein wie die Informations- und Kommunikationstechnik. Ziel des ERP ist es, all diese Ressourcen sinnvoll für den Unternehmenszwecks einzusetzen.

Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendungssoftware (oder mehrere miteinander verbundene und kommunizierende Systeme), die die ERP nach dieser Definition unterstützt. Komplexe ERP-Systeme sind oft in einzelne Module aufgeteilt, die in unterschiedlichen Bereichen genutzt werden, aber je nach Bedarf miteinander kombiniert werden können und aufeinander abgestimmt sind.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Das Ziel von komplexen ERP-Systemen ist es in der Regel, alle bestehenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens digital abzubilden, um aufgrund der so gewonnenen Daten ein möglichst effektives Ressourcenmanagement durchführen zu können.

Die Komplexität und Vielfalt der real existierenden Prozesse macht es dafür nötig, ein genutztes System jeweils sehr spezifisch an die Prozesse anzupassen. Gute ERP-Systeme zeichnen sich also auch dadurch aus, dass Customizing problemlos möglich ist, sie also eine hohe Anpassungsfähigkeit mitbringen.