ERP-Systeme

ERP-Auswahl

Mit unserer Operations-, Branchen- und IT-Erfahrung führen wir Sie erfolgreich durch den Anbieter-Dschungel

Die Auswahl eines neuen oder des initialen ERP-Systems ist für ein Unternehmen eine sehr komplexe und weitreichende Entscheidung. Eine der größten Herausforderungen dabei ist, dass die Umstellung für allen Bereiche des Unternehmens Auswirkungen hat und somit eine umfassende Lösung gefunden werden muss. Außerdem sind häufig über Jahre Strukturen in Systemlandschaft und Prozessausführung gewachsen, die sehr individuell, teilweise intransparent und häufig auch unbekannt sind, wodurch die Kompatibilität der gelebten Prozesse mit dem Angebot der Anbieter nicht abgeglichen werden kann.

Viele Unternehmen schieben daher diese Entscheidung lange auf, bis eine Einführung bzw. Umstellung zwingend erforderlich wird, wodurch zusätzlich ein Zeitdruck entsteht. Nicht zuletzt erhöht die große Anzahl an Anbietern, ob nun branchenspezifisch oder allgemein, die Komplexität der Auswahl zusätzlich, da die Unterschiede zwischen den Lösungen für Außenstehende oft nicht erkennbar sind.

Unsere Operations- und Prozessspezialisten begleiten Sie daher durch den kompletten Auswahlprozess und bei Bedarf auch darüber hinaus. Um ein strukturiertes Vorgehen zu ermöglichen, definieren wir zunächst gemeinsam die entscheidenden Prozesse Ihres Unternehmens und definieren Key-Users, mit denen wir einen Anforderungskatalog und eine Aufstellung möglicher Lösungen entwickeln (Long-List). Mit unserer großen Erfahrung im Bereich Prozessberatung (LINK) nehmen wir die Ist-Prozesse, vor allem in Ihrem Kerngeschäft auf, und definieren, falls erforderlich, mit den Key-Usern neue Soll-Prozesse, die als Grundlage für die Auswahl der möglichen Anbieter dienen (Shortlist).

Für die gemeinsamen Workshops, in denen die verbliebenen Anbieter Ihre Lösung für vorher ausgewählte Kernprozesse vorstellen (Beauty-Contests), erarbeiten wir ein Bewertungsschema, dass als Grundlage für Ihre spätere Entscheidung dient. Aus allen gesammelten Informationen erarbeiten wir für Sie eine Handlungsempfehlung und entwickeln eine Roadmap für die Einführung des neuen Systems. Mit unserer Expertise unterstützen wir zusätzlich den finalen Vertragsentwurf, um sicherzustellen, dass Ihre Anforderung vom Anbieter auch erfüllt werden.   

Unsere Leistungspakete:

• Longlist und Shortlist entwickeln
• Anforderungskatalog nach Prozessentwicklung erstellen
• Beauty Contests mit möglichen Anbietern ausarbeiten und durchführen
• Handlungsempfehlung erarbeiten
• Roadmap zur Einführung erstellen

Ihr Nutzen:

1. Passgenaues System für Ihre Kernprozesse in der Operations und darüber hinaus
2. Ihr persönlicher Fahrplan für die Einführung des Systems
3. Ganzheitliche Begleitung des Auswahlprozesses aus Sicht einer Prozessberatung mit Operation Fokus

ERP-Einführung

Mit den richtigen Bausteinen zur erfolgreichen Einführung eines neuen ERP-Systems

Der Auswahlprozess ist durchgeführt und die Entscheidung für einen Systemgeber gefallen. Ein erster großer Schritt ist erreicht, doch nun steht die Aufgabe an, das ausgewählte System in Ihrem Unternehmen einzuführen und das Altsystem erfolgreich abzulösen. Dabei muss das System auf Ihre Anforderungen konfiguriert, ggf. müssen Teilumfänge entwickelt werden oder Schnittstellen zu bestehenden Systemen geschaffen werden. Zusätzlich ist mit der Systemeinführung meist auch eine Anpassung der Arbeitsorganisation bzw. die Gestaltung von neuen schlanken Prozessen erforderlich.

Damit Ihre Mitarbeitenden mit Go-Live erfolgreich im neuen System arbeiten können, sind die neu geschaffenen Strukturen und Systemfunktion bei den Fachkräften ausreichend zu schulen. Eine Herausforderung ist dabei, das Projekt in seiner Komplexität effizient zu steuern, die Mitarbeitenden bei der bevorstehenden Veränderung mitzunehmen und zu befähigen und mit Ihnen eine zukunftsfähige Organisation mit schlanken, aber effektiven Arbeitsabläufen aufzubauen.

Wir sind Ihr Partner für die erfolgreiche ERP-System Einführung in Ihrem Unternehmen – von der Planung und Steuerung des Projekts, der Planung von schlanken Soll-Prozessen mit dem neuen System, der Begleitung der Mitarbeitenden im Rahmen eines Change-Managements, sowie der Begleitung der Systemkonfiguration & Business Integration aus prozessualer Sicht.

Unsere Leistungspakete:

• Projekt- und Stakeholdermanagement, um definierte Projektziele (z. B. zeitlicher Rahmen, Kosten, Anforderungen) einzuhalten
• Soll-Prozesse zur Gestaltung eines optimalen Workflows mit dem neuen System entwickeln
• Bedarf an Veränderungen (z.B. organisatorische Anpassungen) ableiten
• Change- und Transformationsprozesse steuern und begleiten
• Business Integration Tests prozessual unterstützen
• Erfolge der Umsetzung mit den definierten Anforderungen abgleichen

Ihr Nutzen:

1. Effiziente Durchführung des Einführungsprojekts
2. Etablierung schlanker, optimierter Prozesse
3. Umsetzung der definierten Anforderungen
4. Einbindung aller Stakeholder, Key-User und Prozessverantwortlichen

Organisationsentwicklung

Mit dem Potential Ihrer Mitarbeitenden eine erfolgreiche und zukunftsfähige Organisation entwickeln

Kennen Sie die Situation, dass in Ihrer Organisation mehr Potential steckt, dieses aber nicht voll ausgeschöpft wird? Verbesserungen werden kaum angestoßen bzw. umgesetzt und die Weiterentwicklung Ihrer Organisation stagniert. Für den Aufbau eines erfolgreichen und zukunftsfähigen Unternehmens bedarf es zunächst der Entwicklung einer klaren Vision, Mission und Strategie. Basierend darauf gilt es einen Nährboden für Stabilität, Fortschritt und Entwicklung zu schaffen. Dabei ist es wichtig die Balance bei der Entwicklung von Unternehmensstrukturen, -kompetenzen und deren -kultur zu halten.

Auch eine ERP-Transformation bringt nicht nur strukturelle Veränderungen mit sich, sondern wirkt sich auch auf die Kompetenzen der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur aus. Aus diesem Grund ist es eine Herausforderung für jedes Unternehmen, aber zugleich eine Chance einen Wandel Ihrer Organisation zu initiieren. Setzen Sie gemeinsam mit uns den Startpunkt, eine lebendige Organisation mit intrinsisch motivierten Mitarbeitenden aufzubauen.

Unsere Leistungspakete:

• Vision und Mission definieren, Unternehmensstrategie ableiten
• Ziele und Kennzahlensystemen erarbeiten
• Strukturgebende Elemente mit Ihren Teams erarbeiten
• Ziel- und lösungsorientierte Führungskultur entwickeln
• Teammitglieder in Veränderungs- und Entwicklungsprozessen begleiten
• Agile Arbeits- und Denkweisen in der Organisation implementieren

Ihr Nutzen:

1. Definierte Vision, Mission und Unternehmensstrategie
2. Intrinsisch motivierte Mitarbeitende
3. Ziel- und lösungsorientierte Führungskräfte und Mitarbeitende

Prozessberatung

Nutzen Sie die Chance, im Rahmen der ERP-Auswahl schlanke und wertorientierte End-to-End-Prozesse einzuführen

Kennen Sie die Situation, dass Geschäftsprozesse entweder nicht oder nur unvollständig erfasst bzw. dokumentiert sind? Oder Prozesse sind zwar dokumentiert, entsprechen aber nicht mehr dem aktuellen Stand bzw. Werden nicht gelebt. Hinzu kommt, dass Prozesse häufig nur innerhalb einzelner Abteilungen entwickelt wurden, jedoch nicht aus der Kundenperspektive wertorientiert und abteilungsübergreifend gestaltet wurden. Veraltete bzw. funktionsorientierte Prozesse stellen keine Grundlage für die ERP-Auswahl und -Einführung dar.

Ein hohes Optimierungspotential liegt deshalb darin, innerhalb eines ERP-Auswahl und Einführungsprojektes gleichzeitig End-to-End Prozesse zu entwickeln, welche sich am Kundenwert orientieren. (z.B. kurze Lieferzeit, kurze Auftragsabwicklungszeit etc.) Während der ERP-System-Auswahl bzw. -Einführung ist es besonders wichtig, die Anbieter auszuwählen, welche zu Ihnen und Ihren Soll-Prozessen am besten passen. Häufig werden die Möglichkeiten eines ERP-Systems aufgrund fehlenden Wissens nicht vollständig ausgeschöpft. Dies führt in der Folge zu starren Prozessen die nicht optimal auf den Kundenwert ausgerichtet sind.

Auch eine ERP-Transformation bringt nicht nur strukturelle Veränderungen mit sich, sondern wirkt sich auch auf die Kompetenzen der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur aus. Aus diesem Grund ist es eine Herausforderung für jedes Unternehmen, aber zugleich eine Chance einen Wandel Ihrer Organisation zu initiieren. Setzen Sie gemeinsam mit uns den Startpunkt, eine lebendige Organisation mit intrinsisch motivierten Mitarbeitenden aufzubauen.

Wir sind Ihr Partner bei der Aufnahme der Ist-Prozesse, der Identifikation von Optimierungspotentialen und der Ableitung von wertorientierten End-to-End Sollprozessen. Diese sind zunächst die Basis für die Definition der Use Cases für die Anbieterauswahl (Beauty Contests) und der Ermittlung von Standard- und Customizing Lösungen. Die End-to-End Sollprozesse werden während ERP-Systemeinführung weiter detailliert und entsprechend der individuellen Besonderheiten des neuen Systems angepasst. Ziel ist es, dass zu Go-Live die Mitarbeitenden systemunterstützt in möglichst effizienten und effektiven Arbeitsabläufen arbeiten. Die Soll-Prozess Entwicklung mit den Key-Usern ist unter anderem auch ein sehr effektives und strukturgebendes Element die Veränderung mit der Belegschaft gemeinsam zu entwickeln.

Unsere Leistungspakete:

• Ist-Prozesse mit den Key Usern aufnehmen und dokumentieren
• Soll-Prozesse gemeinsam mit den Key-Usern initial und pragmatisch entwickeln
• Use Cases für den Beauty Contest und die Anbieterauswahl definieren
• End-to-End Sollprozesse auf Basis der Funktionen im neuen System weiterentwickeln

Ihr Nutzen:

1. Identifikation von Optimierungspotentialen entlang der Prozesskette
2. Entwicklung von zukunftsfähigen und wertorientierten Soll-Prozessen
3. Anbieterauswahl auf Basis von Soll-Prozessstrukturen
4. Harmonisches Zusammenspiel von ERP-System und Soll-Prozessen

Systemlandschaft und Konfiguration

Mit einer transparenten Bestandsaufnahme Risiken sowie Schwachstellen identifizieren und das Zielbild definieren

In den letzten 30 Jahren ist in kaum einem anderen Bereich mehr Veränderung geschehen als in der IT. Die Geschwindigkeit mit der in diesem Bereich neue Lösungen entwickelt worden sind, stellte viele Fachbereiche vor große Herausforderungen. Da die entwickelten Lösungen häufig sehr entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens waren und sind, blieb für ein ganzheitliches Vorgehen oft schlichtweg nicht die Zeit. Dadurch ist die IT-Landschaft oft eine Ansammlung von Insellösungen, die zwar für den eigentlichen Zweck der Entwicklung ausreichen. Allerdings geht viel Potential in den Schnittstellen zwischen den Systemen verloren, wenn sie diese denn überhaupt existieren.

Die große Anzahl an verwendeten Lösungen macht nicht nur die Wartung der verschiedenen Systeme deutlich aufwendiger, sondern führt auch zu zwei entscheidend Problemen: Neue Technologie lassen sich oft auf den verteilten Systemen nicht oder nur schwer anwenden. Außerdem stellt das Auslaufen einzelner Systeme oder Versionen viele Unternehmen vor große Herausforderungen, vor allem da es für ältere Systeme kaum Wissensträger mehr gibt. Eine Risikobewertung der IT-Landschaft ist daher fast ausgeschlossen.

Um die Einführung eines ERP-Systems erfolgreich zu gestalten, durchleuchten unsere Berater:innen Ihre komplette Systemlandschaft. Die große Operations- und Prozesserfahrung unserer Consultants ermöglich uns, die entscheidenden System und Prozesse der einzelnen Abteilungen aufzunehmen und zu analysieren. Dadurch erhalten Sie ein digitales Bild Ihrer aktuellen Systemlandschaft, das neben den Verwendeten Systeme auch die vorhandenen und nicht vorhandenen Schnittstellen aufweisen.

In gemeinsamen Workshops mit den verschiedenen Bereichen entwickeln wir, immer auch im Hinblick auf die aktuellen State-of-the-Art Lösungen, das digitale Zielbild ihrer Systemlandschaft.  Dabei entscheiden wir gemeinsam welche Systeme und Prozesse in eigenständigen Systemen weitergeführt werden und welche im ERP-System abgedeckt werden sollen. Damit die Umstellung auf das neue System ohne Effizienzverlust geschieht, arbeiten unsere Berater:innen während der Einführung als Bindeglied zwischen dem Implementierungsanbieter und der Fachabteilung und stellen so eine maßgeschneiderte Konfiguration auf Ihre Anforderungen sicher.

Unsere Leistungspakete:

• Transparenz schaffen
• Status Quo dokumentieren
• Relevante Systeme identifizieren
• Ideale Systemlandschaft erarbeiten

Ihr Nutzen:

1. Transparente Übersicht über den Zustand Ihrer aktuellen Systemlandschaft
2. Optimierungspotentiale werden aufgezeigt
3. Risikominimierung für Ihre Systemlandschaft
4. Neue Systemlandschaft für optimierte Nutzung Ihrer Daten

Change-Management

Mit einem strukturierten Change-Management die ERP-Transformation meistern

Die Einführung eines neuen ERP-Systems stellt für alle Mitarbeitenden eine große Veränderung und Herausforderung dar. Tägliche Abläufe ändern sich, Routinen müssen aufgegeben werden, neue Arbeitsabläufe und Strukturen entstehen. Herausforderung dabei ist, dass die Veränderung von den Mitarbeitenden getragen wird und diese während der Einführung und darüber hinaus motiviert bleiben. Hierbei ist ein strukturiertes und individuelles Change-Management erforderlich, welches die Projektphasen begleitet und die richtigen Maßnahmen zur Kommunikation, Training und Befähigung setzt. 

Mit Rothbaum entwickeln Sie eine Change-Management Strategie und leiten konkrete Maßnahmen daraus ab, welche individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft je Projektphase gestaltet werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Leistung und Motivation der Mitarbeitenden während und auch nach der Systemeinführung nicht abnimmt und sie den Veränderungsprozess aktiv mitgehen.

Unsere Leistungspakete:

• Change-Management-Konzept entwickeln
• Konkreten Maßnahmen zur Veränderungsbegleitung ableiten
• Kommunikationsstrategie entwickeln
• Konkreten Kommunikationsmaßnahmen ableiten
• Trainings- und Befähigungskonzepte mit entsprechenden Maßnahmen entwickeln
• Alle eingeführten Maßnahmen tracken und nach ihrer Wirksamkeit bewerten

Ihr Nutzen:

1. Effiziente Einführung des neuen Systems in Ihrer Organisation
2. Klare Kommunikation der Veränderungen
3. Mitarbeitende verfügen über das nötige Know-how, das neue System zu bedienen
4. Mitarbeitende bleiben während der Systemeinführung motiviert

PMO

Mit einem stringenten Projektmanagement das ERP-Projekt zum Erfolg führen

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes und durchaus herausforderndes Vorhaben. Es sind während dem Projektverlauf eine Vielzahl an Stakeholder im Projekt involviert, bevor der Rollout auf alle Mitarbeitenden erfolgt. Für eine erfolgreiche ERP-Transformation bedarf es aufgrund des Umfangs und Komplexität ein stringentes Projektmanagement. Nur wenn Sie klare Projektziele und -inhalte definiert haben, ein funktionierendes Zusammenarbeitsmodell mit allen Beteiligten aufgebaut haben und eine laufende Transparenz zum Fortschritt und den Herausforderungen und Risiken schaffen wird das Projekt ein Erfolg.

Mit Rothbaum setzen Sie das Projekt richtig auf, definieren den Projektumfang mit definierten Zielen und Meilensteinen und schaffen klare Strukturen in der Zusammenarbeit. Zusätzlich messen sie laufend den Status bzw. Fortschritt des Projekts, bewerten die Risiken und leiten Maßnahmen zur Gegensteuerung ab. Schaffen Sie einen Projektmanagement Rahmen für Ihr ERP-Einführungsprojekt, sodass Sie Ihre Ziele und definierten Projektumfänge mit den geplanten Ressourcen in definierter Qualität und Zeit erreichen.

Unsere Leistungspakete:

• Projektziele und Meilensteine definieren
• Detaillierten Phasen- und Meilensteinplan entwickeln
• Konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten ableiten
• Zusammenarbeitsmodell definieren
• Projektfortschritt beobachten und Risikobewertung bei Terminabweichungen vornehmen (Projektcontrolling)
• Bei Bedarf: Agilen Projektmanagement-Rahmens zur Planung und Steuerung der Projektaufgaben (z.B. in Anlehnung an Scrum, Safe, etc.) aufsetzen

Ihr Nutzen:

1. Transparenz zum Projektfortschritt und den Risiken im Projekt
2. Erfahrenes Projektmanagement
3. Effiziente Zusammenarbeit im Projektteam
4. Stringente Durchführung des Projekts