Systemtransformation
mit Process Mining

Die Probleme einer Systemtransformation im Detail 

Ein zentrales Problem einer Systemtransformation ist das fehlende Wissen über den genauen Prozessablauf. Wenn Sie Glück haben, dann gibt es bereits einen dokumentierten Ist-Prozess. Doch meistens laufen Prozesse nicht so ab wie dokumentiert. Es gibt Variationen und Ausnahmen, die durch gewachsene Strukturen und Unzulänglichkeiten im bestehenden System entstanden sind. Wenn Sie versuchen, alle Prozessvarianten durch klassische Prozessinterviews aufzunehmen, werden Sie schnell an Ihre Grenzen stoßen. Denn oft ist dieses Wissen über viele Köpfe verteilt und erfordert eine Unmenge an Interviews und Prozessmodellierungen, um sich der Realität zu nähern. Und im schlimmsten Fall gibt es auch keinen definierten Ist-Prozess als Ausgangsbasis. Dieser muss dann erst aus der aktuellen Arbeitsweise rekonstruiert werden. Auf diese Weise ist es schwierig zu bestimmen, welche Anforderungen an den neuen Soll-Prozess bestehen. 

Dies bedingt wiederum die eingangs angesprochenen operativen Risiken. Denn Sie laufen Gefahr wichtige Anforderungen zu übersehen, die kritisch für einen reibungslosen Ablauf sind. So kann es nach der Systemeinführung zu Unterbrechungen oder Ausfällen des Geschäftsbetriebs kommen. Diese wiederum sind mit Umsatzeinbußen, Kundenunzufriedenheit und Reputationsschäden verbunden. Siehe dazu auch das Handelsblatt.  

Auch knappe Ressourcen sind ein nicht zu unterschätzender Faktor. Klassische Prozessaufnahmen erfordern einerseits Mitarbeitende mit einem Verständnis für die gesamten End-to-End-Prozesse. Zudem benötigen sie das Fachwissen, diese methodisch korrekt abzubilden, beispielsweise in der BPMN-Notation. Anderseits müssen auch die Mitarbeitenden aus den Businessbereichen sowie der IT viel Zeit aufbringen, um die Prozesse erst einmal zu erklären und für Interviews und Rückfragen zur Verfügung zu stehen.  

Durch den klugen Einsatz von Process Mining können aber viele dieser Probleme beseitigt oder der nötige Ressourceneinsatz minimiert werden. So kommen Sie schneller und effizienter zum Ziel. 

Mit Process Mining die datengetriebene Transformation über das gesamte Vorhaben begleiten 

Wenn Sie erst einmal einen allgemeinen Überblick zum Thema Process Mining brauchen, verweise ich auf unseren Artikel und unser White Paper State-of-the-Art Prozessoptimierung mit Process Mining. Dort stellen wir Ihnen vor, was Process Mining im Allgemeinen ist und welche Einsatzmöglichkeiten es in den verschiedenen Bereichen der Operations gibt. 

Ein Hinweis vorweg: Process Mining ist natürlich nur so gut, wie die Qualität Ihrer Daten und die Durchgängigkeit in Ihren Systemen. Für eine End-to-End Abbildung der Prozesse, müssen auch alle relevanten Schritte systemseitig vorhanden sein. Dafür müssen diese noch nicht einmal im gleichen System vorliegen. Bei Systemwechseln ist es aber nötig, dass eine eindeutige Zuordnung vorhanden ist. Doch selbst, wenn Sie bei diesem Thema noch etwas schwächeln, kann sich der Einsatz von Process Mining lohnen. Teilprozesse werden genauer unter die Lupe genommen und die aufgedeckten Datenlücken können Sie bei der Transformation direkt angehen. 

Wie genau können Sie also mit Process Mining das Transformationsvorhaben begleiten und absichern? Wir können das Transformationsvorhaben zunächst in drei zeitliche Phasen aufteilen: die Vorbereitung, die eigentliche Systemeinführung und die Adaptions- und Changephase nach der Systemeinführung. In allen drei Phasen können Sie durch den Einsatz von Process Mining Vorteile erzielen. Und das Beste ist, alles baut aufeinander auf, sodass keine Arbeiten mehrfach oder erneut verrichtet werden müssen. Im Verlauf des Vorhabens müssen Sie immer weniger Input ins System geben und können immer mehr Output erzeugen.  

Vorbereitungsphase: Vor-Migration

Mit Process Mining erhalten Sie eine Visualisierung aller im System enthaltenen Prozessabläufe und können so alle Prozessvariationen analysieren und auswerten. Viele Einzelvarianten sind Zufälle oder die Folge menschlicher Fehler. Doch bei häufiger auftretender Varianten, die aber vom aktuellen Ist-Prozess abweichen, lohnt es sich genauer nach den Ursachen zu schauen. Ergründen Sie, warum bei diesen Varianten am System vorbei gearbeitet wird. Häufig sind die Ursachen neue Business Requirements, die im Laufe der Zeit gekommen sind, sich im alten System aber nicht abbilden lassen. Hier finden Sie Ihre ersten Verbesserungsmöglichkeiten für den zukünftigen Soll-Prozess. Das gibt Ihnen auch die Möglichkeit, das Verbesserungspotential quantitativ mit eingesparter Prozesszeit oder Fehlervermeidung zu belegen. So können Sie erste Anforderungen an den neuen Soll-Prozess definieren. 

Fit-Gap-Analyse und Benchmarking mit Process Mining

Vielfach wird bei der Einführung eines neuen Systems versucht, mit Standard- oder Best-Practice-Prozessen des Systemanbieters zu arbeiten. Hierbei sind die Implementierungsaufwände deutlich geringer, da die aufwendige Programmierung von Individualfunktionen entfällt. Mit Process Mining können Sie diese Prozesse gegen Ihre bestehenden Prozesse benchmarken und eine Fit-Gap-Analyse durchführen. Wo erfüllen die Standardprozesse Ihre Anforderungen und können ohne große Aufwände übernommen werden? Wo ist eine leichte Anpassung der Standardprozesse notwendig und wo ist der Gap zu groß, um mit Standardprozessen zu arbeiten? Bei diesen Fällen können Sie nachträglich noch bewerten, ob eine Individualprogrammierung oder die Anpassung der Arbeitsabläufe an die Standardprozesse die wirtschaftlichere Lösung ist. Dies ist auch eine gute Methode, um verschiedene Systemanbieter miteinander zu vergleichen. So findet man denjenigen, der von Haus aus die meisten benötigten Funktionen mitbringt. 

Ist die Systemeinführung standortübergreifend oder betrifft mehrere Business Units, bietet die Voranalyse auch die Möglichkeit ein internes Benchmarking durchzuführen. Unterschiedliche Prozessabläufe für die gleiche Aufgabe können einfach aufgedeckt werden. Damit können Sie schon vor der eigentlichen Systemtransformation eine Harmonisierung anstreben, um später den Wechsel in das neue System zu vereinfachen. 

Auch beim Thema Stammdaten unterstützt Sie Process Mining. Durch kluge Algorithmen und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz können Sie Duplikate identifizieren, sowie abgelaufene oder unvollständige Stammdaten finden und bereinigen. So können Sie in diesem Zuge direkt das Thema Data Governance angehen.  

Systemeinführung: Während der Migration 

Ein wichtiger Aspekt einer erfolgreichen Systemeinführung, vor allem bei solch komplexen Vorhaben, wie einer ERP-Einführung, ist eine gut strukturierte Testphase. Durch ausgiebiges Testen vor dem Go-Live können vorhandene Probleme rechtzeitig identifiziert und behoben werden. So vermeiden Sie die Gefahr, dass es nach dem Wechsel auf das neue System zu Störungen im Betrieb kommt, weil bestimmte Funktionen nicht wie angedacht funktionieren oder das Customizing nicht ganz richtig ist. Vor allem bei den funktionalen Tests kann Process Mining eine große Hilfe für Ihr Testmanagement sein.  

Durch die Prozessanalyse können Sie Ihre wichtigsten Geschäftsvorfälle identifizieren. Daraus lassen sich die Testfälle ableiten, die im neuen System getestet werden sollen. Durch die Anbindung des neuen Systems an die Process Mining Umgebung können Sie die Ausführung der Testfälle tracken und auch die Performance überwachen. Laufen die Testfälle so ab, wie geplant, oder gibt es Unterschiede abhängig von der ausführenden Person? Dann müssen Sie möglicherweise bei der Prozessschulung nachschärfen. Oder funktionieren geforderte Funktionen nicht, dann geht es zurück in die Systemanpassung. Beim nächsten Testlauf können Sie die betroffenen Fälle nochmal angehen und die durchgeführten Verbesserungen dokumentieren. So wissen Sie stets, wo Sie stehen, wie viel Arbeit noch zu tun ist und ob das Gesamtvorhaben noch im Zeitplan ist.  

Adaptionsphase: Nach-Migration

Nach der durchgeführten Migration und dem erfolgreichen Go-Live ist die Arbeit aber noch lange nicht vorbei. Denn erst jetzt fängt der Großteil der Endanwender mit dem neuen System zu arbeiten. Hier ist es für den Erfolg des Transformationsvorhabens wichtig, dass die neuen Prozesse auch adaptiert und gelebt werden. Vor allem innerhalb der Prozesse, wo eine große Änderung stattgefunden hat, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Endanwender nicht wieder in alte Muster verfallen und am Prozess vorbei arbeiten. 

Durch die Datenanbindung, die schon während der Migrationsphase aufgebaut wurde, haben Sie ab Tag 1 volle Transparenz über Ihre Prozessabläufe im neuen System. Unerwünschte Prozessvariationen, können Sie so schnell identifizieren, oder sich sogar benachrichtigen lassen, sobald das System eine vom Soll-Prozess abweichende Prozessvariation identifiziert. Hier können Sie dann wieder mit gezielten Schulungsmaßnahmen die Adaptionsrate der neuen Prozesse beschleunigen und den Erfolg des Vorhabens sicherstellen. Außerdem ermöglicht das Monitoring der Prozessperformance auch eine Bewertung welche Prozessverbesserungen sich aus der Systemtransformation ergeben haben.  

Kontinuierliche Verbesserung im neuen System leben 

Die Systemtransformation ist geglückt. Die Adaptionsrate ist hoch. Die gewünschten Prozessverbesserungen sind da. Die Erfolge wurden gefeiert. Das Projektteam hatte seine wohlverdiente Verschnaufpause.  

Ruhen Sie sich nicht auf Ihren Erfolgen aus. Digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess. Mit Process Mining kann man heute viel mehr machen als nur die reine Prozessanalyse. Nicht ohne Grund bezeichnen die Anbieter Ihre Anwendungen mittlerweile als ein Execution Management System. In diesem Sinne ist die Systemtransformation der Enabler, der Ihnen den Weg zu weiteren spannenden Vorhaben eröffnet. Hier sind einige Beispiele: 

1. Bauen Sie kluge Warnsysteme, die Sie über Veränderungen in Ihrem System informieren, die Auswirkungen auf Ihre Operations haben. 

2. Automatisieren Sie die Prozessausführung, auch über verschiedene Systeme hinweg. 

3. Bauen Sie auf spezielle Businessprobleme ausgerichtete Dashboards, die Ihnen alle nötigen Informationen bereitstellen, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. Auf Wunsch auch mit direkter Interaktion im System und unterstützt durch Künstliche Intelligenz. 

Weitere Ideen finden Sie auch in unserem Beratungsprodukt und unseren Publikationen zum Thema Process Mining.